Ein Notfall-Handbuch sollte jedes Unternehmen haben

Was passiert mit deinem Unternehmen, wenn du für längere Zeit ausfällst?

Fällt du wegen eines Unfalls oder einer Krankheit plötzlich aus und hast nichts geregelt, steht dein Betrieb im schlimmsten Fall still.
Denn ohne Vollmachten sowie das Wissen beispielsweise zu Passwörtern, Aufträgen, Geschäftskonten und laufenden Verträgen sind deiner Familie oder Mitarbeitenden die Hände gebunden.
Besonders „gefährlich“ wird es, wenn du ein Einzelunternehmen führst oder nur einen kleinen Betrieb hast, in dem es keine 2. Führungsebene gibt. Denn dann ist niemand da, der zumindest den laufenden Betrieb organisieren kann!

Notfall-Handbuch für den Ernstfall

Die IHKn bieten online ein Notfall-Handbuch an, das erklärt, welche Vorkehrungen du treffen solltest, damit der Ernstfall für dein Unternehmen nicht eintreten muss.
Mit dem Handbuch wollen die IHKn Unternehmer*innen vor allem auch grundsätzlich dazu anregen, sich früh genug Gedanken darüber zu machen, wer sich im Notfall um ihren Betrieb kümmern und die wichtigsten Aufgaben wahrnehmen kann. Im besten Fall ist dadurch der laufende Betrieb ohne große Probleme und somit auch der Fortbestand gesichert.

Das Notfall-Handbuch enthält Checklisten und Fragebögen, damit nichts Wichtiges vergessen wird. So kannst du darin verantwortliche Personen benennen, Handlungsvollmachten sowie Daten zu Bürgschaften, Zahlungsverpflichtungen, Versicherungen oder Grundbuchauszügen hinterlegen. Hintergrundinformationen, Merkblätter und Muster sind ganz einfach über die Links im Notfallhandbuch aufzurufen.

Um bei der Zusammenstellung des Notfall-Handbuchs keine Fehler zu machen, solltest du bei allen Vorbereitungen und Maßnahmen unbedingt auch auf eine ausreichende Abstimmung mit Steuerberater:in, Anwalt/Anwältin, Notar:in, Versicherungsmakler:in oder Wirtschaftsprüfer:in achten.

Ein paar wichtige Hinweise

Ein Notfall-Handbuch kannst du natürlich analog erstellen oder in elektronischer Form ausfüllen und abspeichern oder ausdrucken.
Wichtig ist aber immer: Es muss natürlich eine (Vertrauens-)Person geben, die weiß, wo die Unterlagen zu finden sind – egal ob digital auf dem PC oder analog in einer Schublade!
Und nicht vergessen: Da sich immer wieder Änderungen ergeben, solltest du das Notfall-Handbuch in regelmäßigen Abständen – mindestens einmal im Jahr oder bei konkreten Anlässen – überprüfen und aktualisieren – vor allem in Hinsicht auf Zuständigkeiten und Vollmachten!

Notfall-Handbuch der IHKn

Spezielle Problemfelder

In den jetzigen digitalen Zeiten gibt es zusätzlich noch besonders sensible Bereiche im Unternehmen. Was passiert z. B., wenn die Technik ausfällt, es einen Cyberangriff gibt oder der Zugang zur Cloud nicht gegeben ist?
Mehr zum Thema findest du z. B. in den folgenden Beiträgen:
Cyberattacke: Ein Notfallplan hilft bei der Schadensbegrenzung im Unternehmen
Notfallplan: Wenn die Cloud plötzlich ausfällt