Betriebliche Weihnachtsfeier: Was du beachten solltest

Es lässt sich nicht leugnen: Die Adventszeit rückt näher und damit auch die Zeit der betrieblichen Weihnachtsfeiern.

Die Weihnachtsfeiern sind ein Dankeschön des Unternehmens an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und dienen nicht zuletzt auch der Mitarbeiterbindung – egal, ob im Betrieb 5 oder 50 Mitarbeitende beschäftigt sind.
Eine betriebliche Weihnachtsfeier ist mehr als nur ein netter Anlass. Sie ist ein Instrument, um die Unternehmenskultur zu pflegen, die Mitarbeitermotivation zu fördern und den Erfolg des Teams zu feiern.
Mit einer gut geplanten Feier kann dein Unternehmen nachhaltig von den positiven Effekten profitieren!

Allerdings solltest du schon bei der Planung und Vorbereitung einige (steuerliche) Vorschriften beachten. Nachfolgend dazu ein paar Tipps und Hinweise.

Wird bei einer Weihnachtsfeier Lohnsteuer fällig?

Weihnachtsfeiern liegen als Betriebsveranstaltungen grundsätzlich im eigenbetrieblichen Interesse der Arbeitgeber und sind deshalb dem Grunde nach lohnsteuerfrei.
Es gelten aber einige Regeln.

– Einladung nur an Mitarbeitende

Den Steuerfreibetrag gibt es nur, wenn die Weihnachtsfeiern als echte Betriebsveranstaltung durchgeführt wird.
Das bedeutet: Du darfst nur Mitarbeitende und deren Partner:innen einladen! Sind zur Feier auch Geschäftspartner:innen oder Kund:innen eingeladen, könnte das Finanzamt das als repräsentative Veranstaltung auslegen und den Steuervorteil streichen.

– Wichtig: Höchstgrenze von 110,00 € brutto!

Pro Arbeitnehmer:in und Betriebsveranstaltung gilt ein Freibetrag von 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer (§ 19 EStG). Der Betrag gilt inklusive Ehepartner:in oder Kinder der Arbeitnehmer:in, wenn diese  an der Veranstaltung teilnehmen.
Der Freibetrag kann für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr genutzt werden.
Die Überschreitung der Höchstgrenze gilt auch, wenn eine Veranstaltung für mehr Personen geplant wird als dann tatsächlich erscheinen und allein dadurch die Höchstgrenze von 110,00 € je Teilnehmer:in überschritten wird.

Wird die Höchstgrenze von 110,00 € brutto pro Veranstaltung je Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerin überschritten, muss der Betrag, der die 110 € übersteigt, individuell (ungünstiger für Arbeitnehmer:innen) oder pauschal mit 25 % versteuert werden (§ 40 EStG). 
Bei der pauschalen Besteuerung gehören Beträge, die über 110 Euro hinausgehen, gem.  § 1 SvEV nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn, wenn die betrieblichen Zuwendungen 1.000 Euro im Kalenderjahr nicht überschreiten.
Wichtig ist aber, dass alle Arbeitnehmenden eingeladen wurden, auch wenn sie an der Veranstaltung nicht teilnehmen. Ansonsten wäre eine pauschale Versteuerung nicht möglich.

– Sonderfall Minijob

Werden Minijobber:innen beschäftigt, ist die Einhaltung der 110,00 €-Obergrenze  für diese Personengruppe besonders wichtig.
Wird der Freibetrag nämlich überschritten, können hier zusätzliche Kosten entstehen, denn das Finanzamt schlägt in dem Fall die übersteigenden Kosten der Feier auf den Lohn auf, zumindest bei einer individuellen Versteuerung. 

Entscheidend sind dafür allerdings weitere Faktoren:
Wird durch den Betrag, der über 110 € liegt, der maximal mögliche Jahresverdienst in Höhe von 7.236 € nicht überschritten, hat das keine Auswirkungen, denn der Verdienst darf in einzelnen Monaten höher sein.
Wird jedoch dieser Jahresverdienst überschritten, hängt die Beurteilung davon ab, ob diese Überschreitung unvorhersehbar und einmalig war, z. B. weil erst nach dem Ende der Weihnachtsfeier klar wird, dass die 110 €-Grenze nicht eingehalten wurde. In dem Fall gilt auch hier, dass die Überschreitung keine Folgen hat.

Wichtig: Nutzt du die Pauschalversteuerung, wird der übersteigende Betrag nicht auf die Verdienstgrenze des Minijobs angerechnet.

– Was zählt alles für die Berechnung der Kosten für die Betriebsveranstaltung?

In die zu veranschlagenden Kosten sind alle Positionen einzubeziehen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Feier stehen.

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind insbesondere (laut dem Amtlichen Lohnsteuer-Handbuch):

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
• die Übernahme von Übernachtungs‑ und Fahrtkosten
• Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen
  Wichtig: Die Veranstaltung darf sich nicht ausschließlich auf den Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung beschränken, denn dann gilt das nicht als betriebliche Veranstaltung!
• Geschenke
  (Dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer:innen, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten. Das gilt aber nicht für eine deswegen nachträglich gewährte Barzuwendung. Diese würde nicht zu den 110 Euro zählen, die steuerfrei sind, sondern würde als normaler steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt.)
• Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers
• Barzuwendungen, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung im Rahmen der Betriebsveranstaltung sichergestellt ist (Nachweis z. B. über eingereichte Belege)
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager.
  Als Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind auch die Kosten zu erfassen, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin führen (z. B. Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder).

– Nicht mehr als 2 Veranstaltungen im  Jahr!

Die Lohnsteuerbefreiung gilt nur für zwei betriebliche Veranstaltungen im Jahr. Die beiden Veranstaltungen können jeweils bis zu 110 Euro kosten, ohne dass Lohnsteuer anfällt. Eine dritte Betriebsveranstaltung ist nicht mehr durch diesen Freibetrag begünstigt. Die darauf entfallenden Zuwendungen sind grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Du kannst sie allerdings mit 25 % pauschal versteuern.

Tipp:
Im Jahresverlauf gesehen können für buchhalterische und steuerliche Zwecke die beiden teureren Veranstaltungen als Betriebsveranstaltung und die günstigste als Arbeitslohn behandeln werden, da es  auf die zeitliche Reihenfolge der Veranstaltungen nicht ankommt.

Umsatzsteuerliche Beurteilung

Es liegen keine steuerbaren Umsätze vor, wenn nur zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr durchgeführt werden und diese sich in einem üblichen Rahmen halten.

Das bedeutet: Wenn der Betrag je Arbeitnehmer:in und Betriebsveranstaltung 110,00 Euro einschließlich Umsatzsteuer nicht überschritten wird, ist von einer überwiegend durch das unternehmerische Interesse des Unternehmens veranlassten, üblichen Zuwendung auszugehen. In diesem Fall ist der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin dem Grunde nach zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Übersteigt dagegen der Betrag, der auf den einzelnen Arbeitnehmer bzw. die einzelne Arbeitnehmerin entfällt, pro Veranstaltung die Grenze von 110 Euro (Freigrenze) einschließlich Umsatzsteuer, ist von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen. In diesem Fall scheidet eine Vorsteuerabzugsberechtigung von vornherein aus.

Wird der Grenzwert von 110,00 € nur bei einigen Arbeitnehmer:innen überschritten, dann entfällt der Vorsteuerabzug nur für die Aufwendungen, die auf diese Arbeitnehmer:innen entfallen.
Das bedeutet: Die Höchstgrenze gilt für jede einzelne Person, ein durchschnittlicher Wert ist nicht zulässig. So kann z. B. ein einzelner Arbeitnehmer Kosten in Höhe von nur 60,00 € „verursachen“, während die Kosten bei einem anderen, der mit seiner Ehepartnerin erschienen ist, bei 120,00 € liegen. Die durchschnittlichen Kosten von nur 90,00 € können hier nicht angesetzt werden!

Wichtig: Bei der umsatzsteuerlichen Beurteilung gelten die 110 €uro als Freigrenze, nicht als Freibetrag!
Das bedeutet: Wird diese umsatzsteuerliche Freigrenze überschritten, entfällt der Vorsteuerabzug für den gesamten der jeweiligen Person zuzurechnenden Kostenanteil.
Beim lohnsteuerlichen Freibetrag wird dagegen nur der Betrag besteuert, der über 110 Euro hinausgeht.

Wie bei allen Fragen, die die Steuer betreffen, bist du immer auf der sicheren Seite, wenn du bei Unklarheiten bei deiner Steuerberatung nachfragst!

Wie sieht es bei einer Weihnachtsfeier mit der Unfallversicherung aus?

Was passiert, wenn es zu einem Unfall kommt – wie steht es in dem Fall um den Versicherungsschutz für die Teilnehmer:innen an diesen Veranstaltungen?
Beschäftigte, die an einer betrieblichen Weihnachtsfeier teilnehmen, stehen unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Darauf weisen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen hin. Versichert sind sowohl die Teilnahme an der Weihnachtsfeier als auch die damit verbundenen Wege.
Damit Versicherungsschutz besteht, muss die Veranstaltung aber einem betrieblichen Zweck dienen. Im Einzelnen bedeutet dies:

• Die Feier muss vom Unternehmen selbst oder mit dessen Einverständnis organisiert werden.
• Die Unternehmensleitung oder eine von ihr beauftragte Person muss an der Feier teilnehmen. Bei einer Veranstaltung für eine einzelne Abteilung oder Organisationseinheit genügt grundsätzlich die Teilnahme der zuständigen Führungskraft.
• Die Veranstaltung muss allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens bzw. der jeweiligen Untereinheit freistehen. Dazu zählen auch die Mini-Jobber.
• Partner:innen und andere private Gäste sind selbst nicht gesetzlich unfallversichert. Die Teilnahme von Gästen hebt aber den Versicherungsschutz der Beschäftigten aber nicht automatisch auf.
• Private Unterbrechungen oder Umwege sind dagegen nicht geschützt.
• Ebenso besteht kein Versicherungsschutz für Unfälle, die allein auf übermäßigen Alkoholkonsum zurückzuführen sind

Informationen zum Thema findest du auch auf den Seiten der DGUV: „Betriebliche Weihnachtsfeier: So sind Beschäftigte unfallversichert„

Und noch zwei Tipps zum Schluss

Wenn du eher auf eine virtuelle Weihnachtsfeier setzt, z. B. weil deine Mitarbeiter:innen über das ganze Land verstreut sind oder eher im Homeoffice arbeiten: In unserer GründerNews vom 06.12.2021 gab es dazu ein paar Vorschläge (auch wenn zu dem Zeitpunkt eher Corona der Grund war)!

Und: Wenn du mal eine andere Weihnachtsfeier als die übliche „Feststunde“ organisieren willst: Vielleicht findest du in unserem Beitrag „Warum ein Betriebsausflug dem Unternehmen gut tut“ ein paar Anregungen – die du dann natürlich dem weihnachtlichen Gedanken anpassen kannst!