Bürokratie: Dafür müssen 7 Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand investiert werden

Sonderauswertung zum Thema Unternehmen und Bürokratie

Anhand des KfW-Mittelstandspanels wurde nun erstmals in einer Sonderauswertung repräsentativ der konkrete, zeitliche Arbeitsaufwand in mittelständischen Unternehmen für bürokratische Prozesse erhoben und quantifiziert. Der Fokus liegt dabei auf der faktisch messbaren Arbeitszeit, die allein für Bürokratie aufgebracht werden muss.

– Zeitlicher Aufwand

Der zeitliche Aufwand für bürokratische Prozesse entsprach im Mittelstand im vergangenen Jahr durchschnittlich rund 7 % der Arbeitszeit der Beschäftigten. Dies entspricht im Durchschnitt 32 Stunden im Monat pro Unternehmen. Bei der Hälfte der 3,8 Mio. kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) liegt der Erfüllungsaufwand bei 15 Stunden im Monat oder darunter. Davon wird etwa ein Drittel der für bürokratische Verpflichtungen anfallenden Arbeitsstunden von externen Dienstleistern übernommen.

– Anteil an Personalkosten

Die Sonderauswertung zeigt zudem: Zur Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben fielen im vergangenen Jahr im Mittelstand insgesamt etwa 1,5 Mrd. Arbeitsstunden an. Das entsprach rund 61 Mrd. EUR an Arbeitskosten. Der Arbeitsaufwand zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben nahm damit einen Anteil von rund 3,9 % an den jährlichen Personalkosten mittelständischer Unternehmen ein.

Den größten Aufwand verursachen die Erfüllung der steuerlichen Pflichten, Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie Anforderungen im Bereich des Rechnungswesens.

– Abbau Bürokratie ist für Mittelstand das derzeit drängendste Thema

Bürokratieabbau ist als das aus Mittelstandssicht derzeit drängendste wirtschaftspolitische Thema. Insofern ist grundsätzlich „einfacher und weniger“ in Sachen effektive Absenkung der Bürokratiebelastung begrüßenswert, um die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland zu stärken.

Quelle: KfW Research Fokus Volkswirtschaft vom 25.04.2025

Bürokratie ist nicht per se „schlecht“, sondern notwendig für das Funktionieren der Wirtschaft

Bürokratie ist Voraussetzung für regelgebundenes Handeln, das Rechtssicherheit und einen fairen Wettbewerb ermöglicht. Denn Regeln und Verfahren sichern gleiche Behandlung für alle und schützen vor Willkür, denn sie sind nachvollziehbar und kontrollierbar.
Bürokratie schafft zudem auch Kontinuität unabhängig von politischen Wechseln und bietet damit verlässliche Strukturen.

Aber:
Zu viele Vorschriften können Innovation und schnelles Handeln lähmen. Starre Prozesse erschweren individuelle Lösungen. Oft führt Bürokratie zu Doppelarbeit und Papierkrieg und der Aufwand steigt überproportional.
Vor allem steigt mit zunehmender Bürokratie das Risiko, dass die Kosten und der Aufwand den Nutzen übersteigen. Denn, wenn Bürokratie zu Selbstzweck wird, kostet sie unnötig Zeit und Geld.

Bürokratie ist ein notwendiges Instrument moderner Staaten, aber sie muss transparent und effizient gestaltet werden, um nicht zum Hindernis zu werden.