Wenn das Geld im Unternehmen knapp wird, nutzen Gründer:innen und Selbstständige manchmal private Einlagen zur Überbrückung. Sie überweisen beispielsweise Geld von ihrem Privatkonto auf das Geschäftskonto oder zahlen Bargeld ein, um laufende Rechnungen zu begleichen.
Solche Einlagen sind grundsätzlich keine steuerpflichtigen Betriebseinnahmen.
Allerdings solltest du nachvollziehbar dokumentieren können, woher das Geld stammt. Andernfalls kann das Finanzamt die Einzahlung unter bestimmten Voraussetzungen als bisher nicht erklärte Betriebseinnahme behandeln und Steuern nachfordern. Das hat auch der Bundesfinanzhof in mehreren Entscheidungen (z. B. BFH, Beschluss vom 3. April 2013, X B 8/12) bestätigt.
Warum das Finanzamt nach der Herkunft fragt
Wenn du privates Geld in dein Unternehmen einbringst, verknüpfst du dein Privatvermögen mit deinem Betriebsvermögen. Deshalb kann das Finanzamt prüfen, ob die als Einlage verbuchten Beträge tatsächlich aus privaten Quellen stammen oder ob es sich möglicherweise um nicht erklärte betriebliche Einnahmen handelt.
Kannst du die Herkunft nicht plausibel erklären, darf das Finanzamt unter bestimmten Voraussetzungen Betriebseinnahmen hinzuschätzen. Das kann zu höheren Steuerforderungen führen.
Eine ungeklärte Einzahlung ist allerdings nicht automatisch steuerpflichtig. Entscheidend sind die Umstände des Einzelfalls.
Bareinzahlungen: Woher stammt das Geld?
Bei einer Bareinzahlung ist der Zahlungsweg nicht ohne Weiteres nachvollziehbar. Das Finanzamt könnte deshalb insbesondere bei größeren oder wiederholten Einzahlungen nachfragen, woher das Geld stammt. Kannst du keine überzeugenden Nachweise vorlegen, dass es sich um Privatvermögen handelt, kann das Finanzamt die Einzahlungen als Betriebseinnahmen werten.
Deshalb: Dokumentiere die Herkunft des Bargeldes möglichst unmittelbar. Bei Erbschaften oder Schenkungen helfen beispielsweise entsprechende Unterlagen. Bei zuvor abgehobenem Geld können Kontoauszüge die Herkunft belegen.
Ergänze deine Buchführungsunterlagen um Datum, Betrag und Anlass der Einlage.
Überweisungen vom Privatkonto: Ist das sicherer?
Ja, denn eine Überweisung vom Privatkonto auf das Geschäftskonto lässt sich anhand der Kontoauszüge nachvollziehen. Wenn du beispielsweise eigene Ersparnisse überweist, ist der Zahlungsweg damit dokumentiert.
Doch auch hier gibt es eine Einschränkung: Der Kontoauszug belegt zunächst nur, von welchem Konto das Geld kam. Bei Rückfragen kann das Finanzamt weitere Nachweise verlangen, wenn unklar ist, woher die Mittel auf dem Privatkonto stammen.
Hast du beispielsweise Bargeld zu Hause aufbewahrt und später auf dein Privatkonto eingezahlt, kann bei der anschließenden Überweisung auf das Geschäftskonto die ursprüngliche Herkunft des Geldes relevant werden.
Das Finanzamt könnte z. B. überprüfen, ob es sich um Kundenzahlungen handelt, die du zunächst auf das Privatkonto eingezahlt und später auf das Geschäftskonto überwiesen hast. In dem Fall müsstest du sie als betriebliche Einnahmen erfassen.
Deshalb: Wenn du private Mittel direkt vom Privatkonto auf das Geschäftskonto überweist, verwende einen eindeutigen Verwendungszweck wie „Privateinlage“ und bewahre die Kontoauszüge auf. Halte zusätzliche Belege bereit, wenn die Herkunft der Mittel nicht bereits daraus hervorgeht.
Die Rücküberweisung vom Geschäftskonto auf dein Privatkonto bzw. eine Bargeldentnahme des Betrags ist übrigens grundsätzlich keine Betriebsausgabe, sondern eine Privatentnahme. Sie hat demzufolge keinen Einfluss auf deinen steuerpflichtigen Gewinn.
Gibt es Besonderheiten bei GmbH oder UG?
Überweist du als Gesellschafter:in privates Geld auf das Geschäftskonto einer GmbH oder UG, handelt es sich nicht um eine Privateinlage wie bei einem Einzelunternehmen.
Willst du das private Geld auch hier nur als Überbrückung für eine gewisse Zeit nutzen, kannst du das in Form eines Gesellschafterdarlehens tun, das diese GmbH oder UG grundsätzlich nach vereinbarten Bedingungen zurückzahlen muss.
Die Darlehenssumme selbst ist aufgrund der Rückzahlungsverpflichtung grundsätzlich kein steuerpflichtiger Ertrag. Und die Rückzahlung des ursprünglich verliehenen Betrags ist grundsätzlich kein steuerpflichtiges Einkommen für dich, da du lediglich dein verliehenes Geld zurück erhältst. Eventuelle Zinsen müssen natürlich versteuert werden.
Auch hier gilt: Halte die Vereinbarung schriftlich fest und dokumentiere insbesondere Darlehensbetrag, Laufzeit, Rückzahlung und gegebenenfalls Zinsen. Dokumentiere auch hier unbedingt nachvollziehbar den Zweck und die Herkunft des Geldes. Ein eindeutiger Verwendungszweck bei der Überweisung und passende Unterlagen erleichtern die korrekte buchhalterische und steuerliche Behandlung.
Fazit
Private Einlagen können finanzielle Engpässe überbrücken, ohne dass dadurch steuerpflichtige Betriebseinnahmen entstehen.
Es empfiehlt sich aber eine klare Trennung zwischen deinen privaten und den betrieblichen Finanzen. So lassen sich Geldbewegungen leichter nachvollziehen und Rückfragen des Finanzamts besser beantworten.
Egal, ob du Bargeld einzahlst oder Geld überweist: Entscheidend ist, dass du die Herkunft der Mittel plausibel erklären kannst.
Eine Überweisung erleichtert den Nachweis des Zahlungswegs, ersetzt aber nicht unbedingt den Nachweis der ursprünglichen Geldquelle.
Dokumentiere auf jeden Fall die Herkunft des Geldes sorgfältig. Das hilft dir, unnötige steuerliche Risiken zu vermeiden.
Barbara Behr
