E-Rechnungen: Ausstellung ab 2025 obligatorisch

Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Kernpunkt der Neuregelung ist die obligatorische Verwendung von E-Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern.

Bereits ab dem 01.04.2023 mussten Handwerksbetriebe und andere Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, ihre Rechnungen in Mecklenburg-Vorpommern als elektronische Rechnung einreichen. Jetzt werden E-Rechnungen für fast alle obligatorisch.

Was kennzeichnet E-Rechnungen?

Konkret wird von E-Rechnungen gesprochen, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet sowie empfangen wird und somit eine automatische Verarbeitung erlaubt. Eine Rechnung im pdf-Format ist demzufolge keine elektronische Rechnung.

E-Rechnungen liefern nicht nur schnell, sondern auch automatisiert Antworten, ohne sich durch dicke Aktenstapel wühlen zu müssen und Angaben händisch in Buchungssysteme zu übertragen.
Sie sind deshalb ein wichtiger Baustein, um bestehende digitale Büroprozesse zu optimieren und gerade die Buchhaltung von Routineaufgaben zu entlasten. Zudem lassen sich E-Rechnungen sowohl sicherer als auch ressourcenschonender zustellen und archivieren.

Welche Anforderungen gibt es?

Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung:

• muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder
• kann zwischen Rechnungsausstellern und Rechnungsempfängern vereinbart werden. Dabei muss das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem § 14 UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist

Welche Ausnahme- und Übergangsregelungen gibt es?

• Ausgenommen von der Pflicht zur E-Rechnung sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Rechnungen an Endverbraucher:innen sind von der E-Rechnung nicht betroffen.
• Der Gesetzgeber hat zudem Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 eingeräumt.
  So dürfen bis Ende 2026 Rechnungen für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen verwendet werden.
  Bis Ende 2027 dürfen zudem für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden, wenn das ausstellende Unternehmen im Vorjahr (2026) einen maximalen Umsatz von 800.000 € hatte. 
  Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben zulässig, wenn der/die Empfänger:in diesem Format zustimmt. 

Wichtig: Auch wenn du aufgrund der Ausnahmeregelungen noch keine E-Rechnung verschicken musst, bist du doch verpflichtet, solche empfangen und lesen zu können! Dafür gibt es spezielle, oft sogar konstenfreie Softwarelösungen.

Wo gibt es mehr Informationen zum Thema E-Rechnungen?

Weitere Informationen findest du z. B. hier:

• Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 15.10.2024
• Internetseite des BMI „Was ist eine E‑Rechnung?“ mit umfassenden Erläuterungen zum Thema
• Faktenpapier des Digitalverbands Bitkom „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“
• Internetseite des BMF zur E-Rechnung (mit FAQ)

Tipp

Hast du grundlegende Fragen zur richtigen Ausstellung von Rechnungen? Dann findest du Antworten in unserem Artikel „Wie erstellst du eine korrekte Rechnung?“.