Papierloses Büro: Wie weit ist Deutschland?

Ein paar Fakten zum Thema Papierloses Büro

Ergebnisse einer Studie zum Thema Papierloses Büro im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die mehr als 600 Unternehmen ab 20 Beschäftigen in Deutschland repräsentativ befragt wurden, ergaben folgendes Bild:

• Knapp 32 % der deutschen Unternehmen nutzen heute deutlich weniger Papier als noch vor fünf Jahren, 40 % nutzen immerhin etwas weniger.
• 57 % der Unternehmen haben heute weniger Aktenordner in den Büros stehen als noch vor fünf Jahren, 34 % haben allerdings unverändert viele Ordner im Regal stehen, und 4 % haben sogar mehr Ordner angeschafft

Mehr digitale Kommunikation notwendig

Inzwischen stehen fast alle Unternehmen der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse – und damit der Einführung eines papierlosen Büros – grundsätzlich offen gegenüber.

Dabei geben sie folgende Gründe an:

• Fast alle Unternehmen digitalisieren Prozesse, um nachhaltiger zu werden (94 %).
• 92 % möchten auf diese Weise Kosten sparen.
• 77 % haben das Ziel, effizienter und transparenter zu arbeiten
• 74 % wollen ihre Beschäftigten durch Digitalisierungsmaßnahmen entlasten (74 %).
• Digitalisierung steigert aber auch Kundennähe und Wettbewerbsfähigkeit
  • 88 % der Unternehmen wollen durch die Digitalisierung den Anforderungen ihrer Kundinnen und Kunden besser gerecht werden
  • 85 % möchten ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten oder steigern.
• Außerdem nutzen 74 % Unternehmen die Digitalisierung, um sich gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren oder dem Fachkräftemangel zu begegnen (65 %).
• 82 % der Unternehmen setzen so aber auch schlichtweg gesetzliche Vorgaben um.

„Deutsche Unternehmen müssen die Digitalisierung jetzt konsequent vorantreiben, von der Planung in die Umsetzung übergehen und in digitale Kompetenzen und Infrastruktur investieren – nur so sichern sie ihre Zukunftsfähigkeit”, sagt Dr. Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer des Bitkom.

Allerdings: Lediglich 58 % der Unternehmen sind der Meinung, ihr Management verfüge über die nötige Digitalkompetenz, um die Digitalisierung voranzutreiben.

Kommunikationswege ändern sich ebenfalls

Auch hier geht der Trend weg vom Papier – stattdessen setzen die Unternehmen auf Messenger, Portale und Kollaborationstools. Brief und Fax befinden sich dagegen weiterhin auf dem absteigenden Ast.

• Nur noch etwas über ein Drittel der Unternehmen nutzt sehr häufig oder häufig Briefpost (39 %), beim Fax trifft dies nur noch auf ein knappes Fünftel zu (18 %).
• Praktisch jedes Unternehmen nutzt sehr häufig oder häufig E-Mails (100 %).
• Ebenfalls fast alle kommunizieren regelmäßig per Smartphone (94 %). Fast gleichauf befindet sich noch das klassische Festnetz-Telefon (93 %)
• Videokonferenzen, werden inzwischen von zwei Dritteln der Unternehmen regelmäßig genutzt (67 %).
• Messenger-Dienste haben an Beliebtheit gewonnen: Sie werden ebenfalls von zwei Dritteln sehr häufig oder häufig für die interne oder externe Kommunikation eingesetzt (66 %).
• Außerdem im Kommen sind Kunden- oder Mitarbeiter-Portale mit 53 %.
• Etwa die Hälfte der Unternehmen setzt zudem regelmäßig Textchats bzw. Kollaborationstools ein (48 %).
• Soziale Medien nutzt über ein Drittel sehr häufig oder häufig zur Kommunikation (36 %).

Einsatz Künstlicher Intelligenz für Kommunikation

Hier kommen vor allem Chatbots zum Einsatz.
Anwendungsfälle sind der Kundensupport per Chat oder die automatische Beantwortung von Rückfragen zu Rechnungen in der Buchhaltung.
6 von 10 Unternehmen haben die Vorteile eines solchen Chatbots bereits erkannt und wollen daher in Zukunft IT-Lösungen mit integrierten KI-Chatbots bevorzugen (58 %).
Insbesondere in der Kundenkommunikation werden sie als vielversprechend angesehen: Die Hälfte deutscher Unternehmen ist überzeugt, dass KI-Chatbots in Zukunft einen Großteil dieser Kommunikation übernehmen werden (50 %). In der Realität sind sie bisher allerdings nur vereinzelt angekommen: Erst jedes achte Unternehmen hat einen KI-Chatbot für Kunden- oder Mitarbeiterservice im Einsatz (13 %).

„Abwarten ist bei einer Technologie wie der Künstlichen Intelligenz die falsche Strategie – wer zu spät einsteigt, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Unternehmen müssen jetzt anfangen, KI-Lösungen einzuführen und Mitarbeitende entsprechend auszubilden“, so Rohleder.

Quelle und mehr: Pressemitteilung Bitkom