Kassenführung im Unternehmen

Symbolbild für ordnungsgemäße Kassenführung Person bezahlt mit Bargeld und erhält von einer anderen Person den Kassenbeleg

Was für Vorschriften gelten für eine ordnungsgemäße Kassenführung?

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) verpflichten Unternehmen, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Kassensystemen und digitalen Grundaufzeichnungen zu gewährleisten.

Wer ist betroffen?

Von den o. g. Rechtsvorschriften für eine ordnungsgemäße Kassenführung sind alle Unternehmen betroffen, die ein elektronisches Kassensystem oder eine Registrierkasse nutzen.
Dazu gehören alle Betriebe, die direkten Kundenkontakt in ihrem Ladengeschäft haben, insbesondere:

Handelsunternehmen
Gastronomie- und Hotelleriebetriebe
Dienstleistungsbetriebe
Handwerksbetriebe
Gesundheitswesen
Unternehmen der Freizeit- und Unterhaltungsbranche
Sonstige Betriebe mit Kassensystemen, wie z. B. Tankstellen, Messen, Taxiunternehmen mit elektronischer Abrechnung

Gibt es Ausnahmen?

Nicht betroffen von diesen Regelungen sind:

Unternehmen, die nur handschriftliche Rechnungen oder eine offene Ladenkasse führen, sofern sie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) entsprechen (die formellen Anforderungen ergeben sich insbesondere aus den §§ 238 ff. HGB für Kaufleute und aus den §§ 145 bis 147 AO).
Wer eine offene Ladenkasse führt, muss aber wissen, dass besondere Aufzeichnungspflichten zu erfüllen sind, z. B. Kassensturzfähigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht oder Kassenbericht, tägliche Aufzeichnungspflicht.
Wenn ein Unternehmen keine elektronische Kasse nutzt und Zahlungen ausschließlich per Giro- oder Kreditkarte entgegennimmt (z. B. über ein separates Kartenlesegerät mit direkter Bankverbindung).
(Aber: Die Vorschriften gelten trotzdem, wenn ein elektronisches Kassensystem genutzt wird, um Kartenzahlungen zu erfassen oder wenn das Kassensystem auch andere Transaktionen verarbeitet, wie z. B. Gutscheine, Kundenkonten, Rechnungen).
Kleinunternehmer nach § 19UStG, die keine Registrierkasse verwenden und keine Einzelaufzeichnungspflicht haben. (mehr zur Kleinunternehmerregelung)
Unternehmen, die nur bargeldlose Zahlungen per Überweisung erhalten (z. B. reine Online-Dienstleister).

Was musst du beachten bei der Kassenführung?

Nutzt du in deinem Unternehmen ein elektronisches Kassensystem oder eine Registrierkasse, musst du vor allem folgende Punkte beachten:

TSE-Pflicht: Nutzung einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) für elektronische Kassensysteme, die durch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifiziert sein muss
Meldepflicht: Die Unternehmen müssen ihre Kassensysteme beim Finanzamt anmelden.
Manipulationsschutz: Sicherstellen, dass alle Kassenvorgänge unveränderbar und nachvollziehbar aufgezeichnet werden.
Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln und vollständig erfasst werden.
DSFinV-K Standard: Einhaltung des einheitlichen Datenformats für Kassenaufzeichnungen zur digitalen Prüfung durch Finanzbehörden.
Belegausgabepflicht: Kunden müssen bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg erhalten (elektronisch oder in Papierform).
Datenaufbewahrung: Kassendaten müssen mindestens zehn Jahre unverändert aufbewahrt werden.
Unveränderbarkeit der Daten: Es darf keine Möglichkeit zur nachträglichen Änderung oder Löschung von Kasseneinträgen geben.
Protokollierung von Transaktionen: Alle Kassenvorgänge müssen lückenlos und manipulationssicher protokolliert werden.
Erstellung einer Verfahrensdokumentation: Dokumentation der eingesetzten Kassensysteme und deren Nutzung.
Einhaltung der GoBD: Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen sind einzuhalten.
Schulung der Mitarbeiter: Personal muss in der korrekten Nutzung des Kassensystems und der Einhaltung der Vorschriften geschult werden.
Konformität mit aktuellen Regelungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Kassensysteme stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Kassennachschau: Unternehmen müssen sich auf unangekündigte Kassenprüfungen durch das Finanzamt vorbereiten.

Mehr zur gesetzlichen Kassennachschau

Die Kassennachschau ist keine Außenprüfung im Sinne der Abgabenordnung (AO), sondern ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme oder offener Ladenkassen. Sie wird durch § 146b AO geregelt.
Bei einer Kassennachschau kann der Amtsträger ohne vorherige Ankündigung in den Geschäftsräumen Steuerpflichtiger die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben überprüfen.
Sofern ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung besteht, kann der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen.
Vor allem bei offenen Kassen können unplausible Kassenbestände oder fehlende Unterlagen zu Hinzuschätzungen und Steuernachzahlungen führen.
Werden Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung festgestellt, können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € geahndet werden.