Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

Jedes Unternehmen muss dafür sorgen, dass bestimmte Aufzeichnungen und Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden, die Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich verankert.

Wo findet ihr die gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrungsfristen?

Entscheidend dafür, welche betrieblichen Unterlagen aufzubewahren sind und welche aussortiert werden könnten, sind verschiedene gesetzliche Vorschriften, abhängig von der Art der Dokumente und der Branche. Die wichtigsten Regelungen sind zu finden:

1. Abgabenordnung (AO)

enthält Vorschriften über die Aufbewahrungspflichten für steuerrelevante Unterlagen, z. B. Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Buchungsbelege, Rechnungen, etc.

2. Handelsgesetzbuch (HGB)

enthält Regelungen über die Aufbewahrungspflichten für Kaufleute.

3. Steuerrecht

Neben der Abgabenordnung gibt es spezifische steuerrechtliche Vorgaben, geregelt im Umsatzsteuergesetz (UStG), Einkommensteuergesetz (EStG), z. B. im Zusammenhang mit Umsatzsteuer, Lohnsteuer und Einkommensteuer, die ebenfalls Fristen vorgeben.

4. Sozialgesetzbuch IV (SGB IV)

Das Sozialgesetzbuch (SGB) schreibt in bestimmten Fällen Aufbewahrungsfristen vor, z. B. für Unterlagen im Zusammenhang mit der Sozialversicherung.

5. Weitere gesetzliche Regelungen zu Aufbewahrungsfristen

• Arbeitsrecht: Für Arbeitsverträge und Abmahnungen gibt es keine expliziten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, aber sie sollten für potenzielle Verjährungsfristen aufbewahrt werden.
• Gewerberecht: Vorschriften, die sich aus speziellen Gesetzen oder Verordnungen ergeben (z. B. das Produktsicherheitsgesetz).
• Baugesetzbuch (BauGB): Hier können spezifische Aufbewahrungsfristen für Dokumentationen im Bauwesen gelten.

Welche Aufzeichnungen und Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?

Wichtig: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, das am 29.10.2024 im Bundesgesetzblatt Teil I, Nr. 323/24 verkündet wurde, wurden bestimmte Aufbewahrungsfristen verkürzt!

Eine aktuelle Übersicht zu allen relevanten Aufbewahrungsfristen findet ihr z. B. auf den Seiten der Deutschen Handwerkszeitung. In dem dort eingebundenen pdf-Dokument findet ihr eine Tabelle mit den aktuell geltenden Aufbewahrungsfristen, wobei die geänderten Fristen farblich hervorgehoben sind.

Was müsst ihr außerdem beachten?

Nicht alle Belege können nach Ablauf der eigentlichen Aufbewahrungsfrist einfach entsorgt werden, denn (Beispieljahr 2024):

• Die Aufbewahrungsfristen beginnen regelmäßig erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem z. B. die letzte Eintragung in den Büchern gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder versandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. So endet z. B beim Jahresabschluss 2014, der 2015 beim Finanzamt eingereicht wurde, die Aufbewahrungsfrist erst mit dem 31.12.2025.
• Läuft gerade eine Betriebsprüfung, eine Umsatzsteuer- oder Lohnsteuerprüfung oder hat das Finanzamt bis zum 31.12. des Jahres schriftlich eine Außenprüfung ankündigt, in der die Unterlagen alter Jahre noch von Bedeutung sind, müssen diese auch über den 10-Jahreszeitraum hinaus aufbewahrt werden.
• Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt zudem nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind.
• Bei Verträgen beginnt der Fristablauf mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Ergänzend wird geraten, ungeachtet abgelaufener Aufbewahrungsfristen wichtige Vertragsunterlagen länger aufzubewahren, um z. B. im Fall von Prozessen nicht in Beweisschwierigkeiten zu geraten.

Besondere Regelungen

• Besondere Regelungen betreffen z. B. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit dem Mindestlohngesetz. Zur Überprüfung müssen diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Nutzt ihr euer privates Konto auch zur Verbuchung betrieblicher Einnahmen, wird es dadurch zu einem betrieblichen Konto. Hier gelten dann entsprechend die gleichen Aufbewahrungspflichten.
• Hinzu kommt, dass es weitere Fristen außerhalb der handels- und steuerrechtlichen Vorschriften gibt, z. B. laut Arbeitszeitgesetz, wegen Gewährleistungsansprüchen oder aufgrund des Sozialversicherungsrechts.

Wichtig!

Wie bei allen steuerrelevanten Fragen gilt: Bist du dir nicht sicher, ob bestimmte Belege/Dokumente entsorgt werden dürfen, hole unbedingt fachmännischen Rat ein.
Fehlende Belege können zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt führen! Schlimmstenfalls drohen hier hohe Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen.