Papierloses Büro: Wie sieht es aus in Deutschland?

Ein paar Fakten zum Thema Papierloses Büro

Ergebnisse einer Studie zum Thema Papierloses Büro im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die mehr als 1.100 Unternehmen ab 20 Beschäftigen in Deutschland repräsentativ befragt wurden, ergaben folgendes Bild:

• 15 % der Unternehmen arbeiten inzwischen komplett papierlos. Das sind fast doppelt so viele wie noch vor zwei Jahren (8 %).
• Weitere 24 % arbeiten derzeit nur noch zu etwa einem Viertel papierbasiert, vor zwei Jahren waren es noch 34 %.
• 38 % der deutschen Unternehmen bearbeiten noch etwa die Hälfte ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse auf Papier. 2022 waren es 33 %.
• Bei 14 % laufen hingegen noch etwa drei Viertel der Prozesse papierbasiert ab (2022: 18 %), bei 6 % sogar nahezu alle (2022: 4 %).

„Papierlose Prozesse sparen nicht nur Ressourcen, sie sind auch Voraussetzung für gut funktionierendes mobiles, ortsunabhängiges Arbeiten“, sagt Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder.

Inzwischen stehen 96 % der Unternehmen der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse grundsätzlich offen gegenüber, vor zwei Jahren waren es erst 89 %.

Mehr digitale Kommunikation - weniger Fax und Briefpost

88 % der Unternehmen gaben in der Untersuchung an, Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen zu wollen. Während 2022 noch knapp die Hälfte der Unternehmen (48 %) häufig oder sehr häufig Briefe verschickte, sind es inzwischen nur noch 40 %. Es werden auch weniger Faxe verschickt: Häufig oder sehr häufig faxen noch 30 % (2022: 40 %).

Das Smartphone hat sich in den Unternehmen mittlerweile als Standardgerät etabliert. 90 % nutzen es häufig oder sehr häufig für die geschäftliche Kommunikation, 2022 waren es 83 %. Zuwächse verzeichnen zudem Messenger-Dienste (61 %, 2022: 51 %). Auch Textchats, zum Beispiel über Kollaborationstools (46 %, 2022: 40 %) oder soziale Netzwerke (39 %, 2022: 36 %) legen leicht zu.

Videokonferenzen werden hingegen seltener abgehalten. Noch 65 % nutzen häufig oder sehr häufig Videokonferenzen, 2022 waren es 72 %.

Kaum noch ein Unternehmen ohne Digital-Office-Lösungen

An die Stelle von papierbasierten Prozessen treten digitale Tools, ohne die heute kein Unternehmen mehr auskommt: 100 % der deutschen Unternehmen setzen mindestens eine Digital-Office-Lösung ein, um zum Beispiel auf Dokumente zuzugreifen oder Kundendaten zu verwalten. Vor zwei Jahren waren es 98 %.

In vielen Unternehmen wird auch die Automatisierung vorangetrieben: So gibt es zum Beispiel in 35 % der Unternehmen Chatbots zur automatischen Beantwortung von Anfragen, vor zwei Jahren waren es erst 25 %.

Einsatz künstlicher Intelligenz zur Prozessverbesserung in allen Bereichen geplant

Künstliche Intelligenz wird bei der Verbesserung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen eine immer größere Rolle spielen – und das über alle Unternehmensbereiche hinweg.
Ganz vorne steht hierbei die Logistik: Hier nutzen oder planen bereits 30 % der Unternehmen den KI-Einsatz. Im Kundenservice und Vertrieb sind es 27 %, jeweils 25 % in den Bereichen Produktion und Projektentwicklung sowie Buchhaltung, Finanzen und Controlling.
Aber auch in der Personalabteilung, beim Marketing oder Einkauf wird KI schon eingesetzt oder der Einsatz geplant.

Die meisten Unternehmen beobachten massive Effekte durch die Digitalisierung ihrer Prozesse:
80 % sehen, dass Geschäftsvorgänge automatisch funktionieren, in 76 % steigt die Transparenz, drei Viertel (75 %) können so Compliance-Vorgaben besser erfüllen. 7 von 10 Unternehmen haben zufriedenere Kundinnen und Kunden (70 %) oder die Performance der internen Prozesse steigt (69 %).

Bei der Datensicherheit zeigt sich hingegen ein uneinheitliches Bild: In 48 % der Unternehmen ist die Datensicherheit durch die Digitalisierung gestiegen, in 8 % hat sie hingegen abgenommen.

Investitionsbedarf und Fachkräftemangel bremsen Fortschritt

Trotz aller Fortschritte sehen die Unternehmen Herausforderungen auf dem Weg hin zum durchgängig digitalisierten Büro. Bereits jetzt erschwert der Fachkräftemangel aus Unternehmenssicht die Digitalisierung:

• Neben einem zu hohen Investitionsbedarf (76 %) nennen 75 % zu wenig qualifiziertes Personal als größte Hürde bei der Digitalisierung ihres Unternehmens.
• 66 % geben an, ihnen fehle die Zeit, sich um die weitere Digitalisierung zu kümmern.
• Aber auch die Themen Sicherheit und Datenschutz spielen eine Rolle: Für 65 % zählt die Sorge vor einem unberechtigten Zugriff auf Unternehmensdaten zu den größten Hürden.
• Gleichzeitig beklagen aber auch 63 % zu hohe Datenschutzanforderungen.

Digital Office Index 2024: Große Unternehmen liegen weiter vorne

Der vom Bitkom alle zwei Jahre erhobene Digital Office Index (DOI) steigt von 59 Punkten im Jahr 2022 auf 62 Punkte in diesem Jahr. Der Coronaschub der Jahre 2020 bis 2022 (54 Punkte) hat offenkundig einen dauerhaften Effekt
Große Unternehmen liegen dabei weiter vorne: Sie erreichen im Digital Office Index durchschnittlich 72 Punkte, mittlere Unternehmen stehen bei 67 Punkten, kleine Unternehmen 61 Punkte.

Die komplette Studie zum diesjährigen Digital Office Index findest du hier: Digital Office Index 2024.

Quelle und mehr: Pressemitteilung Bitkom