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Das ist der Fall, wenn es z. B. um ein Geschäftsessen von Unternehmer:innen mit Kunden, Lieferanten, Beratern aber auch freien Mitarbeitern wie Handelsvertretern oder Arbeitnehmer:innen aus anderen Unternehmen geht.
Die Einladung soll gute Geschäftsbeziehungen festigen, neue Geschäftsbeziehungen anbahnen oder kann anlässlich einer gezielten Öffentlichkeitsarbeit erfolgen. Dazu zählt auch die Bewirtung von Besucher:innen eines Betriebes im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit. Auch Trinkgelder, Garderoben- oder Parkgebühren zählen zu den Bewirtungsaufwendungen.
Die 70-Prozent-Regel gilt bei einer Bewirtung aus geschäftlichem Anlass auch für den Teil der Bewirtungsaufwendungen, der auf die bewirtenden Unternehmer:innen und ggf. Arbeitnehmer:innen entfällt.
Bewirtungsaufwendungen werden nur berücksichtigt, soweit sie angemessen sind. Hier kommt es auf die Üblichkeit im branchentypischen Geschäftsverkehr und die Höhe des Umsatzes und Ertrages des Unternehmers im Verhältnis zum Bewirtungsaufwand an.
Welche formalen Voraussetzungen gibt es für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen?
Damit Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, müssen Nachweise erbracht und (weitere) formale Voraussetzungen erfüllt werden.
- Was muss eine Bewirtungsrechnung enthalten?
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (Bewirtungsbetrieb)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung (auch für Kleinbetragsrechnungen)
- Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung)
- Rechnungsbetrag
- Name des/der Bewirtenden
Die Rechnung muss den Anforderungen des § 14 UStG genügen. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) müssen mindestens die Anforderungen des § 33 der UStDV erfüllt sein.
- Was ist bei einer Bewirtung im eigen Unternehmen zu beachten?
Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Dabei genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung (§ 4 EStG). Der Eigenbeleg ist von dem/der Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
- Digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und –belege
Für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen gilt Folgendes:
- Der Eigenbeleg wird von der/dem Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert (digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg). Die erforderliche Autorisierung ist durch die/den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten. Die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.
- Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann die/dem Steuerpflichtigen bereits in digitaler Form übermittelt werden (digitale Bewirtungsrechnung). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom der/dem Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).
- Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden.
Was ist bei Bewirtungsaufwendungen im Ausland zu beachten?
- Die in § 4 EStG genannten Anforderungen gelten auch bei Auslandsbewirtungen.
- Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht.
- Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat die/der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.
Quelle und mehr zur Nachweisführung: BMF-Schreiben vom 30.06.2021, IV C 6 - S 2145/19/10003 :003)
