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Ein (junges) Unternehmen, das seinen Mitarbeitenden Dienstwagen oder Dienstfahrräder auch für die private Nutzung überlässt, hat damit ein wirkungsvolles Instrument der Mitarbeitergewinnung und -bindung.
Denn gerade bei jungen Fachkräften steht nicht unbedingt das Gehalt im Vordergrund, sondern sie wollen zunehmend auch durch attraktive Zusatzleistungen überzeugt werden.
Mit einem Dienstwagen oder -fahrrad mit Privatnutzungsmöglichkeit signalisierst du Wertschätzung, Vertrauen und Modernität – Werte, die besonders für jüngere Generationen von Arbeitnehmern entscheidend sind.
Während ein Dienstwagen (und hier vor allem natürlich die Nutzung von E-Autos oder Hybridfahrzeugen) besonders für Mitarbeitende mit hohen Mobilitätsanforderungen (viele Dienstreisen, entfernter Wohnort) interessant ist, bieten Dienstfahrräder eine zeitgemäße, umweltfreundliche Alternative.
Damit kannst du dein Engagement für Nachhaltigkeit glaubhaft unterstreichen und gleichzeitig von steuerlichen Vorteilen profitieren.
Private Nutzung von Dienstwagen oder -fahrrädern: Rechtliche und steuerliche Anforderungen
Allerdings hat die private Nutzung betrieblicher Fahrzeuge und Fahrräder sowohl rechtliche als auch steuerliche Folgen. Die umsatzrechtliche Besteuerung der privaten Nutzung von betrieblichen Fahrzeugen und Fahrrädern ist seit Jahren Gegenstand umfangreicher Verwaltungsanweisungen und Rechtsprechung.
Deshalb solltest du rechtliche und speziell steuerliche Vorgaben genau kennen, um rechtssicher und effizient zu handeln.
Nachfolgend ein paar wichtige Hinweise für dich.
1. Vertragsgestaltung
Du solltest einen klaren Überlassungsvertrag abschließen werden, der Folgendes regelt:
- Eigentumsverhältnisse (Fahrzeug bleibt Eigentum des Unternehmens)
- Nutzungsrechte (privat, geschäftlich, Einschränkungen)
- Haftung bei Schäden oder Unfällen
- Rückgabebedingungen (z. B. bei Kündigung)
- Kostenregelungen (Benzin, Strom, Wartung, Versicherung)
2. Versicherung & Haftung
- Dienstwagen müssen vollkaskoversichert sein; Deine Mitarbeitenden solltest du über mögliche Selbstbeteiligungen informieren.
- Bei Dienstfahrrädern ist eine Diebstahlversicherung und ggf. Unfallversicherung sinnvoll.
- Das Unternehmen bleibt Halter und damit grundsätzlich verantwortlich für Verkehrssicherheit und Wartung.
3. Steuerliche Behandlung
- Dienstwagen:
Die private Nutzung gilt als geldwerter Vorteil und muss deshalb versteuert werden.
Je nach Fahrzeugtyp und Listenpreis gelten:
- 1 %-Regel (Verbrenner)
- 0,5 %-Regel (bestimmte Hybride oder teurere E-Autos)
- 0,25 %-Regel (E-Autos bis 60.000 € Listenpreis)
Diese Werte werden über die Gehaltsabrechnung versteuert (keine separate Steuererklärung nötig).
Alternativ kann die tatsächliche private Nutzung durch ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden, was oft steuerlich günstiger ist, aber wesentlich mehr Aufwand bedeutet.
Das unentgeltliche oder verbilligte Laden von Elektrofahrzeugen in deinem Unternehmen (z. B. an der Firmenladestation) ist steuerfrei.
Auch das Überlassen von Ladeeinrichtungen (z. B. Wallboxen) kann steuerfrei sein, solange die Wallbox dein Eigentum bleibt und du sie nur zur Nutzung überlässt).
Bei Übereignung (Schenkung) fällt nur Pauschalversteuerung mit 25 % Lohnsteuer an (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG), wenn die Ladeeinrichtung zusätzlich zum Lohn gewährt wird. - Dienstfahrräder / E-Bikes:
Auch hier gibt es steuerliche Vergünstigungen. Die private Nutzung von (Elektro-)Dienstfahrrädern ist bei Gehaltsumwandlung meist nur mit 0,25 % des Listenpreises zu versteuern. Sie ist teilweise sogar steuerfrei, wenn das Rad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn überlassen wird.
4. Buchhaltung und Abrechnung
- Den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung musst du korrekt in der Lohnabrechnung erfassen und an das Finanzamt abführen.
- Leasingmodelle (besonders bei Fahrrädern) sind weit verbreitet.
Hier unterscheidet man verschiedene Varianten mi unterschiedlichen Auswirkungen:
- Operatives Leasing (kurzfristige Nutzung, Eigentum bleibt beim Leasinggeber)
- Finanzierungsleasing (wirtschaftliches Eigentum geht über)
- Gehaltsumwandlungsmodell (häufig bei Dienstfahrrädern)
Tipp
Für eine rechtssichere Umsetzung der steuerlichen Regelungen stimme dich mit deiner Steuerberaterin bzw. deinem Steuerberater oder deinem Lohnbüro ab. Auch rechtliche Unterstützung bezüglich der Verträge kann nicht schaden.
