Wenn Familienangehörige im Unternehmen arbeiten

Wer zählt dazu?

Als Familienangehörige bzw. familiennahe Angehörige gelten Großeltern, Eltern, Schwiegereltern, Stiefeltern, Ehepartner, Partner einer eheähnlichen oder einer lebenspartnerschaftsähnlichen Gemeinschaft, Lebenspartner, Geschwister, (gemeinsame) Kinder, Adoptiv- oder Pflegekinder der Ehegatten oder Lebenspartner, Schwiegerkinder, Enkelkinder, Schwägerinnen und Schwager.

Arbeitet also aus diesem Kreis jemand in deinem Unternehmen, können bzw. werden verschiedene Verpflichtungen bezüglich Sozialversicherungspflicht und Steuern auf dich zukommen. Entscheidend ist dabei, in welchem Umfang und in welcher Form die Mitarbeit erfolgt.

Eine kurze Einordnung

Bei mitarbeitenden Familienangehörigen unterscheidet man zwischen familienhafter Mitarbeit, einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis oder einer Mitunternehmerschaft. Diese Punkte müssen geklärt sein.
Vor allem im Hinblick auf Sozialversicherung und Finanzamt gibt es hier einiges zu beachten.
Denn die Zuordnung eines bestimmten Status der Beschäftigten hat Einfluss auf die (gesetzlich vorgegeben) sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Festlegungen für das Unternehmen!

Details

Kennzeichnend für eine familienhafte Mitarbeit sind vor allem folgende Faktoren: Familienangehörige helfen nur gelegentlich, in unregelmäßigen Abständen gegen Bezahlung aus. Es wird keine angemessene (sondern eine zu hohe) Bezahlung für die Arbeitsleistung gewährt. Das Familienmitglied arbeitet nicht weisungsgebunden. In diesem Fall besteht kein abhängiges Beschäftigungsverhältnis und es entsteht keine Sozialversicherungspflicht.
In einem abhängigen Arbeitsverhältnis gilt – wie bei jedem Arbeitsverhältnis mit “externen” Arbeitnehmer:innen – immer die Sozialversicherungspflicht.
Eine Mitunternehmerschaft kann abschließend immer nur im Einzelfall endgültig geklärt werden. Sie liegt aber in der Regel zumindest dann vor, wenn der/die Angehörige das wirtschaftliche Risiko des Betriebes umfassend mit trägt oder eine Gütergemeinschaft zwischen Ehepartnern vorliegt.

Ein wichtiger Hinweis:
Familienangehörige können aus steuerrechtlicher Sicht einen anderen Status haben als aus sozialrechtlicher Sicht. Sie können nach Rechtsprechung der Finanzgerichte als Arbeitnehmer:in gelten, nach Rechtsprechung der Sozialgerichte jedoch als Mitunternehmer:in.
Deshalb muss immer genau nachvollziehbar sein, welchen „Arbeitnehmerstatus“ das Familienmitglied im Betrieb hat.

Sozialversicherungspflicht für Familienangehörige

Sollen Familienangehörige im Betrieb mitarbeiten, musst du das Beschäftigungsverhältnis bei der zuständigen Krankenkasse anmelden. Daraufhin wird von der Krankenkasse zunächst ein Fragebogen zugesendet, mit dem der individuelle Arbeitnehmerstatus geklärt werden soll.
Je nachdem, wie das Beschäftigungsverhältnis ausgestaltet wird, kann eine Sozialversicherungspflicht vorliegen.

So gilt:

Bei "familienhafter Mithilfe" besteht keine Sozialversicherungspflicht.
Sozialversicherungspflicht entsteht, wenn Familienangehörige in das Unternehmen eingegliedert sind und weisungsgebunden wie reguläre Arbeitnehmer:innen arbeiten.
Familienangehörige, die als Selbstständige arbeiten, müssen echte unternehmerische Risiken tragen, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden. Sie sind meist nicht arbeitslosenversicherungspflichtig.
Familienmitglieder müssen das übliche Arbeitsentgelt erhalten, um als sozialversicherungspflichtig zu gelten.
Sie können als Minijobber (bis 556 €, max. 43,37 Stunden monatlich) arbeiten, wobei Pauschalabgaben anfallen.
Arbeiten Ehepartner oder Kinder nur geringfügig im Unternehmen, können sie unter Umständen in der gesetzlichen Familienversicherung bleiben.
Mitarbeitende Familienangehörige müssen grundsätzlich bei der Berufsgenossenschaft gemeldet werden, um Versicherungsschutz zu erhalten.

Tipp:
Besteht Unsicherheit im Hinblick auf den Sozialversicherungsstatus, so besteht für dich nach § 7 a Abs. 1 SGB IV die Möglichkeit, in einem bei der Clearingstelle durchgeführten Anfrageverfahren bzw. Statusfeststellungsverfahren eine Entscheidung der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) über den Status des Erwerbstätigen (abhängige Beschäftigung oder Selbstständigkeit) zu beantragen.

Ist die Sachlage für die Krankenkasse nicht eindeutig, wird auch sie den Einzelfall zur endgültigen Entscheidung an die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) weiterleiten.

Steuerliche Aspekte

Besonders das Finanzamt ist bei Arbeitsverträgen zwischen Firmeninhaber:innen und Familienmitgliedern oft kritisch, denn hier kann der Betrieb Steuern sparen, weil z. B. auch Löhne für Familienangehörige bei entsprechender abhängiger Beschäftigung als Betriebsausgabe vom Gewinn abgezogen werden können.
Oft wird deshalb schon bei geringen Abweichungen vom “Üblichen” das Vertragsverhältnis vom Finanzamt als steuerlich unwirksam eingestuft. Unklare oder nicht belegbare Zahlungen können auch hier zu Steuernachforderungen führen.

Deshalb solltest du unbedingt u. a. Folgendes beachten:

Es ist auszuschließen, dass der Arbeitsvertrag nur zum Schein abgeschlossen wurde (§ 117 BGB), die Angehörigen Mitunternehmer sind oder ihre Tätigkeit lediglich eine familienhafte Mithilfe darstellt.
Familienangehörige als Arbeitnehmer:innen unterliegen dem normalen Lohnsteuerabzug.
Damit Lohnzahlungen steuerlich anerkannt werden, muss ein klarer, fremdüblicher Arbeitsvertrag bestehen.
Das Gehalt darf nicht unangemessen hoch oder niedrig sein; es muss den marktüblichen Bedingungen entsprechen, um steuerlich anerkannt zu werden. Bei zu hohen Zahlungen kann es z. B. passieren, dass zumindest ein Teil der Zahlungen nicht als Betriebsausgabe zum Abzug zugelassen wird.
Auch die weiteren vereinbarten Konditionen (z. B. Urlaub, Überstundenregelungen, Sonderzahlungen) müssen fremdüblich sein.
Der Vertrag muss von beiden Vertragsparteien eingehalten werden. Erfolgt die Gehaltszahlung z. B. nicht regelmäßig oder wird Geld gezahlt, obwohl Familienangehörige gar nicht arbeiten, stuft das Finanzamt das Vertragsverhältnis als steuerlich unwirksam ein.

Was sollte der Arbeitsvertrag enthalten?

Ein Arbeitsvertrag, den du mit Familienangehörigen abschließt, sollte laut Nachweisgesetz zumindest Aussagen zu folgenden wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses beinhalten:

Beginn des Arbeitsverhältnisses
Beschreibung der auszuführenden Arbeiten
Arbeitsort und Arbeitszeit (inkl. zeitlichem Umfang der Tätigkeit, Ruhepausen, evt. Schichtsystem)
Höhe und Zusammensetzung des Gehalts sowie Zahltermin und Angaben zum Gehaltskonto
Urlaubsanspruch
Hinweis auf evt. anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen
Aussagen zu Kündigungsfristen und weiteren Formalitäten bei Kündigung
Aussagen zu Modalitäten bei Vertragsänderungen
Unterschrift beider Parteien

Weitere wichtige steuerliche Aspekte für angestellte Familienangehörige

Familienangehörige können steuerfreie Sachbezüge (z. B. Tankgutscheine bis 50 €/Monat) erhalten, wenn sie auch für andere Mitarbeiter gelten.
Familienmitglieder, die als Arbeitnehmer gelten, können an Betriebsfeiern teilnehmen und steuerliche Freibeträge (bis 110 € pro Veranstaltung) nutzen.
Auch für mitarbeitende Familienangehörige kann eine steuerliche Homeoffice-Pauschale anfallen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse (z. B. für Kinderbetreuung oder Fahrtkosten) können auch an Angehörige gezahlt werden, wenn sie für alle Mitarbeiter gelten.
Falls das Unternehmen Rentenbeiträge für angestellte Familienangehörige übernimmt, können diese als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Falls Unternehmensanteile an Familienangehörige übertragen werden, können erbschaft- und schenkungssteuerliche Freibeträge genutzt werden.
Wenn das Unternehmen Gewerbesteuer zahlt, können Personalkosten für angestellte Familienangehörige als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Wenn Familienangehörige Gesellschafter:innen sind

Wenn Familienangehörige Gesellschafter:innen in einer Firma sind, gelten besondere steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regelungen. Hier sind einige wichtige Aspekte:

1. Steuerrechtliche Aspekte

Familienangehörige als Gesellschafter erhalten in der Regel Gewinnausschüttungen, die entweder der Kapitalertragsteuer (bei Kapitalgesellschaften) oder der Einkommensteuer (bei Personengesellschaften) unterliegen.
Zahlungen an Gesellschafter müssen fremdüblich sein. Überhöhte Gehälter oder unangemessene Mietzahlungen können als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden, was zu steuerlichen Nachzahlungen führt.
Wenn Familienmitglieder an einer GmbH beteiligt sind, kann eine 1 %-Beteiligung bereits steuerliche Auswirkungen haben, insbesondere hinsichtlich der Besteuerung von Dividenden oder dem Teileinkünfteverfahren.
Falls ein Gesellschafter-Familienmitglied im Unternehmen mitarbeitet, muss das Gehalt angemessen sein, um als Betriebsausgabe anerkannt zu werden.
Die Übertragung von Unternehmensanteilen an Familienmitglieder kann steuerliche Freibeträge nutzen. Unter bestimmten Voraussetzungen gibt es Steuervergünstigungen für Unternehmensnachfolgen (§ 13a ErbStG).

2. Sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Familienangehörige, die Gesellschafter sind, unterliegen nicht automatisch der Sozialversicherungspflicht. Entscheidend ist die tatsächliche Einflussnahme auf die Geschäftsführung.
Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH: Ein beherrschender Gesellschafter (mehr als 50 % Anteile) gilt als Selbstständiger und ist nicht sozialversicherungspflichtig.
Minderheitsgesellschafter mit Geschäftsführertätigkeit: Hat ein Gesellschafter weniger als 50 % Anteile, aber starke Einflussmöglichkeiten, wird die Sozialversicherungspflicht individuell geprüft.
Gesellschafter einer OHG, KG oder GbR sind grundsätzlich selbstständig und unterliegen nicht der gesetzlichen Sozialversicherungspflicht.

Hinweis

Da die sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Aspekte so umfangreich sind und sich zudem viele "Einzelfälle" daraus ergeben können, solltest du bei Unsicherheiten Hilfe suchen, z. B. bei IHK, HWK, deinem Steuerbüro oder anderen Fachleuten oder vielleicht die o. g. Clearingstelle nutzen.