Denn sie müssen nachweisen können, dass die Vorschriften nach Mindestlohngesetz, Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder Arbeitnehmerüberlassungsgesetz in ihrem Unternehmen eingehalten werden.
Wer hat welche Aufzeichnungspflichten und wer ist von bestimmten Auflagen befreit?
Die Aufzeichnungspflichten (auch: Dokumentationspflichten) bestehen unter folgenden Voraussetzungen:
- Arbeitgeber mit Sitz im Inland und im Ausland,
- die Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigen, § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) oder
- die dem Anwendungsbereich des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) unterfallen (§ 19 Abs. 1 AEntG),
- Arbeitgeber mit Sitz im Inland zudem, die Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer geringfügig im Sinne von § 8 Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) beschäftigen (ausgenommen Privathaushalte im Sinne des § 8a SGB IV),
- Entleiher, die von einem Verleiher zur Arbeitsleistung überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer,
- in einem der in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweige tätig werden lassen (§ 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG),
- mit Tätigkeiten beschäftigen, die dem Anwendungsbereich des AEntG unterfallen (§ 19 Abs. 1 Satz 2 AEntG in Verbindung mit § 8 Abs. 3 AEntG), oder
- beschäftigen, wenn auf das Arbeitsverhältnis eine Rechtsverordnung nach § 3a AÜG Anwendung findet.
Was muss wie notiert werden?
Auf einem Zettel oder Vordruck (siehe Musterbogen des BMAS) muss der Arbeitgeber notieren (oder notieren lassen):
- den Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag)
- das Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag)
- die Dauer der täglichen Arbeitszeit, also bspw. die Stunden. Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen; die konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden.
Was ist noch zu berücksichtigen?
- Es ist egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird.
- Unterschriften von Arbeitgebern oder Arbeitnehmern sind nicht erforderlich.
- Dass die Liste korrekt ist, haben die Arbeitgeber sicherzustellen.
- Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein, also eine Woche später.
- Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben.
Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung
Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem MiLoG sind entbehrlich für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,
- die ein verstetigtes Arbeitsentgelt von mehr als 4.176 Euro brutto monatlich beziehen oder
- deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 2.784 Euro überschreitet und Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate (Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben unberücksichtigt) nachweislich gezahlt haben, sind , § 1 Abs. 1 MiLoDokV. Diese Ausnahme gilt nicht für die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung nach dem AEntG oder dem AÜG und für Kraftfahrerinnen und Kraftfahrern, die Güter- oder Personenbeförderungen durchführen.
- ebenfalls entbehrlich sind Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem MiLoG und dem AEntG für im Betrieb des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern.
Vereinfachte Aufzeichnungspflichten bei mobilen Tätigkeiten
Eine vereinfachte Aufzeichnung der Arbeitszeit in der Form, dass lediglich die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen ist, ist nach § 1 MiLoAufzV zulässig, wenn
- die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre Tätigkeit ausschließlich mobil ausüben,
- Arbeitgeber die konkrete tägliche Arbeitszeit (tatsächlichen Beginn und tatsächliches Ende) nicht vorgeben und
- die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen können.
Nur in diesen Fällen genügt die Aufzeichnung der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit (Dauer), ohne Angaben zu Beginn und Ende. Dies gilt nicht für die Überlassung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sowie den Einsatz von Kraftfahrerinnen und Kraftfahrern.
Hinweis
Für geringfügig Beschäftigte (Minijobs) außerhalb von Privathaushalten gelten ebenfalls Aufzeichnungspflichten und das unabhängig von der Branche.
