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Allerdings hast du in deiner neu gegründeten Firma meist wenig Zeit oder auch zu wenig (oder gar kein) Personal, um dich intensiv mit dem Thema zu beschäftigen. Eine klare Struktur als Richtlinie für dein Handeln im täglichen Geschäftsbetrieb kann da schon einen Unterschied machen! Und so aufwendig muss ein gutes Forderungsmanagement gar nicht sein.
Wie gestaltest du also das Forderungsmanagement in einem kleinen Betrieb?
Nachfolgend findest du einen kurzen Leitfaden, wie du das Forderungsmanagement in einem kleinen Unternehmen effizient und schlank aufbauen kannst.
1. Klare Zahlungsbedingungen definieren
- Bereits im Angebot und auf der Rechnung sollten stehen:
- Zahlungsziel (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“)
- Kontodaten und evtl. Verwendungszweck
- Ggf. Skonto anbieten bei schneller Zahlung (z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen“)
2. Bonitätsprüfung bei Neukunden
- Besonders bei größeren Aufträgen sinnvoll
- Möglichkeiten:
- Wirtschaftsauskunfteien
- Handelsregistereinträge checken
- Internetrecherche, Google-Bewertungen etc.
3. Rechnungen korrekt & zeitnah stellen
- Sofort nach Lieferung oder Leistung!
- Fehlerfreie Rechnungen beschleunigen den Zahlungsprozess.
4. Zahlungseingänge überwachen
- Excel-Tabelle (für kleine Volumen ausreichend) erstellen oder eventuell Buchhaltungssoftware mit Mahnwesen nutzen
5. Systematisches Mahnwesen aufbauen
Du kannst z. B. einen Mahnplan mit den entsprechenden Anschreiben als Vordruck erstellen. So musst du nicht lange überlegen, wann du welchen Brief schreiben willst und welchen Inhalt er haben soll.
| Mahnstufe | Zeit nach Fälligkeit | Maßnahme | Tonfall |
| Zahlungserinnerung | 3–5 Tage | Freundliche Erinnerung | Höflich |
| 1. Mahnung | 10–14 Tage | Erste formelle Mahnung mit Frist | Bestimmt |
| 2. Mahnung | 21 Tage | Deutlichere Mahnung mit Mahngebühr | Nachdrücklich |
| 3. Mahnung | 30+ Tage | Androhung Inkasso oder rechtl. Schritte | Klar & streng |
Hinweis: Nach 30 Tagen sind Unternehmen auch ohne speziellen Hinweis auf ein Zahlungsziel automatisch im Verzug.
Mahnkosten müssen angemessen sein (bei privat meist 2,50 bis 5,00 €, bei Unternehmen ist eine pauschale Verzugsentschädigung von 40 € gemäß § 288 Abs. 5 BGB zulässig).
6. Auswertung und Prävention
In regelmäßigen Abständen sollest du prüfen und auswerten:
- Welche Kunden bzw. Kundinnen zahlen regelmäßig schlecht?
- Welche Branchen oder Auftragsarten sind besonders risikobehaftet?
- Kannst du interne Prozesse verbessern (z. B. AGB anpassen, Vorauszahlungen bei Neukunden einführen)?
7. Weitere Schritte
Vorweg: Bevor es richtig ernst wird, hilft manchmal auch ein persönliches Gespräch. Vielleicht kannst dich auf eine Ratenzahlung, Stundung oder andere Kulanzlösung einlassen - vor allem, wenn du den Kunden bzw. die Kundin nicht verlieren willst.
Aber auch hier gilt: Alles schriftlich festhalten und von der anderen Seite gegenzeichnen lassen!
Für alle anderen Fälle gibt es folgende Möglichkeiten, damit dein Unternehmen zu seinem Geld kommt.
a) Einschaltung eines Inkassounternehmens
- Kosten: Trägt in der Regel der Schuldner, wenn er sich im Zahlungsverzug befindet
- Vorteile: Zeitersparnis, professionelles Forderungsmanagement
- Achtung: Seriöse Anbieter wählen, um Image-Schäden zu vermeiden (die findest du im Rechtsdienstleistungsregister)
b) Gerichtliches Mahnverfahren
- Ablauf:
- Beantragung eines Mahnbescheids beim zuständigen Mahngericht
- Schuldner/Schuldnerin kann innerhalb von 2 Wochen widersprechen
- Bei keinem Widerspruch: Vollstreckungsbescheid
- Ziel: Einen vollstreckbaren Titel zu erlangen, um ggf. Zwangsvollstreckung (Formulare für die Zwangsvollstreckung) einzuleiten
c) Vollstreckungstitel (z. B. Vollstreckungsbescheid oder Urteil) liegt vor, dann ist möglich:
- Lohnpfändung
- Kontopfändung
- Sachpfändung durch Gerichtsvollzieher
- bei Unternehmen: Pfändung von Firmenkonten, Waren, Maschinen, ggf. Geschäftsführerhaftung bei GmbH
d) Klage vor Gericht
- Wenn z. B. der Schuldner/die Schuldnerin dem Mahnbescheid widerspricht oder die Forderung strittig ist
- Gericht entscheidet über die Forderung, danach ggf. Zwangsvollstreckung möglich
