Betriebliche Weihnachtsfeier: Was zu beachten ist

Es lässt sich nicht leugnen: Die Adventszeit rückt näher und damit auch die Zeit der betrieblichen Weihnachtsfeiern.

Die Feiern sind ein Dankeschön des Unternehmers bzw. der Unternehmerin an die Mitarbeiter und dienen nicht zuletzt auch der Mitarbeiterbindung - egal, ob im Betrieb 5 oder 50 Mitarbeiter beschäftigt sind.
Allerdings sollten aus Arbeitgebersicht schon bei der Planung und Vorbereitung einige (steuerliche) Vorschriften beachtet werden. Nachfolgend dazu ein paar Tipps und Hinweise.

Lohnsteuer für Arbeitnehmer

Weihnachtsfeiern liegen als Betriebsveranstaltungen grundsätzlich im eigenbetrieblichen Interesse der Arbeitgeber und sind deshalb dem Grunde nach lohnsteuerfrei.

Wichtig: Höchstgrenze von 110,00 € brutto!
Wird allerdings die Höchstgrenze von 110,00 € brutto je Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerin überschritten, muss der übersteigende Betrag individuell oder pauschal mit 25 % versteuert werden. Der Betrag gilt inklusive Ehepartner oder Kinder der Arbeitnehmer, wenn diese  an der Veranstaltung teilnehmen.
Als Überschreitung der Höchstgrenze gilt auch, wenn eine Veranstaltung für mehr Personen geplant wird als dann tatsächlich erscheinen und allein dadurch die Höchstgrenze von 110,00 € je Teilnehmer überschritten wird.
In die zu veranschlagenden Kosten sind alle Positionen einzubeziehen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Feier stehen (z. B. Speisen und Getränke, Anfahrtskosten, Übernachtungskosten, Eintrittskarten, kleine Geschenke...).

Hinweis:
Werden Mini-Jobber beschäftigt, ist die Einhaltung der 110,00 €-Obergrenze  für diese Personengruppe besonders wichtig. Wird der Freibetrag nämlich überschritten, können hier zusätzliche Kosten entstehen, denn das Finanzamt schlägt in dem Fall die übersteigenden Kosten der Feier auf die Löhne auf. Steigt dadurch der Lohn der Minijobber auf mehr als (neu) 520 Euro, gelten sie als sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer (Gleitzone). Diese Einstufung gilt zumindest ab dem Monat, in dem die Weihnachtsfeier stattfand.
Sollte das wirklich passiert sein, gibt es aber die Möglichkeit, die Minijobber ab dem folgenden Januar wieder als solche anzumelden.

Beträge, die über 110 Euro hinausgehen, gehören gem.  § 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) dann nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn, wenn sie gem. § 40 Einkommenssteuergesetz (EStG) pauschal vom Unternehmen mit 25 % versteuert werden und die betrieblichen Zuwendungen 1.000 Euro im Kalenderjahr nicht überschreiten.

Nicht mehr als 2 Veranstaltungen im  Jahr!
Um die Lohnsteuerbefreiung nutzen zu können, dürfen allerdings nicht nicht mehr als 2 betriebliche Veranstaltungen im Jahr durchgeführt werden. Ab der dritten gelten die Zuwendungen - egal in welcher Höhe -  als steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Tipp:
Im Jahresverlauf gesehen können für buchhalterische und steuerliche Zwecke die beiden teureren Veranstaltungen als Betriebsveranstaltung und die günstigste als Arbeitslohn behandeln werden, da es  auf die zeitliche Reihenfolge der Veranstaltungen nicht ankommt.

Umsatzsteuerliche Beurteilung

Es liegen keine steuerbaren Umsätze vor, wenn nur zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr durchgeführt werden und diese sich in einem üblichen Rahmen halten.
Das bedeutet: Wenn der Betrag je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung 110,00 Euro einschließlich Umsatzsteuer nicht überschritten wird, ist von einer überwiegend durch das unternehmerische Interesse des Arbeitgebers veranlassten, üblichen Zuwendung auszugehen. In diesem Fall ist der Arbeitgeber dem Grunde nach zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Übersteigt dagegen der Betrag, der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfällt, pro Veranstaltung die Grenze von 110 Euro (Freigrenze) einschließlich Umsatzsteuer, ist von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen. In diesem Fall scheidet eine Vorsteuerabzugsberechtigung von vornherein aus.

Wird der Grenzwert von 110,00 € nur bei einigen Arbeitnehmern überschritten, dann entfällt der Vorsteuerabzug nur für die Aufwendungen, die auf diese Arbeitnehmer entfallen.
Das bedeutet: Die Höchstgrenze gilt für jede einzelne Person, ein durchschnittlicher Wert ist nicht zulässig. So kann z. B. ein einzelner Arbeitnehmer Kosten in Höhe von nur 60,00 € "verursachen", während die Kosten bei einem anderen, der mit seinem Ehepartner erschienen ist, bei 120,00 € liegen.  Die durchschnittlichen Kosten von nur 90,00 € können hier nicht angesetzt werden!

Wichtig:
Wie bei allen Fragen, die die Steuer betreffen, ist man immer auf der sicheren Seite, wenn man bei Unklarheiten bei seiner Steuerberatung nachfragt!

Unfallversicherung

Was passiert, wenn es zu einem Unfall kommt - wie steht es in dem Fall um den Versicherungsschutz für die Teilnehmer an diesen Veranstaltungen?
Beschäftigte, die an einer betrieblichen Weihnachtsfeier teilnehmen, stehen unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Darauf weisen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen hin. Versichert sind sowohl die Teilnahme an der Weihnachtsfeier als auch die damit verbundenen Wege.
Damit Versicherungsschutz besteht, muss die Veranstaltung aber einem betrieblichen Zweck dienen. Im Einzelnen bedeutet dies:

• Die Weihnachtsfeier muss vom Unternehmen oder im Einvernehmen mit ihm veranstaltet werden. Letzteres ist der Fall, wenn der Veranstalter nicht allein aus eigenem Antrieb, sondern für die Unternehmensleitung handelt.
• Der jeweilige Veranstalter sollte zudem auch an der Gemeinschaftsveranstaltung teilnehmen,
• Die Veranstaltung muss allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens bzw. der jeweiligen Untereinheit freistehen. Dazu zählen auch die Mini-Jobber.

Und noch ein Tipp zum Schluss:

Wer auch in diesem Jahr auf eine virtuelle Weihnachtsfeier setzt, z. B. weil Mitarbeiter über das ganze Land verstreut sind oder eher im Homeoffice arbeiten: In unserer GründerNews vom 06.12.2021 gab es dazu ein paar Vorschläge (auch wenn zu dem Zeitpunkt eher Corona im Vordergrund stand)!

2023-11-13