Dienstauto: (Elektronisches) Fahrtenbuch oder doch lieber 1%-Regelung?

Das Finanzamt geht in der Regel davon aus, dass Du als Selbstständige:r Dein Dienstauto auch privat nutzt. Dieser Privatanteil muss dann versteuert werden.

Zuletzt aktualisiert: 15.01.2024

Denn wenn du als Selbstständige:r den Firmenwagen für private Zwecke nutzt, musst du dir auf jeden Fall einen geldwerten Vorteil anrechnen lassen, auf den Einkommensteuer zu zahlen ist.
Passt du bei der steuerlichen Abrechnung nicht auf, kann es regelmäßig Ärger mit dem Finanzamt geben.

Wie erfolgt die steuerliche Erfassung?

Für die steuerliche Erfassung gibt es  laut Einkommenssteuergesetz  (EStG, § 6, Absatz 1, Satz 4) zwei Möglichkeiten:

  1. die pauschale Versteuerung des Firmenwagens (Ein-Prozent-Regel)
  2. die Führung eines Fahrtenbuches.

Hinweis: Die einmal gewählte Methode zur Besteuerung kann innerhalb eines Jahres nicht gewechselt werden. Einzige Ausnahme: Es wird während des Jahres ein neuer Dienstwagen angeschafft. Dann kann die Methode zum Zeitpunkt der Anschaffung des Fahrzeugs bestimmt werden.

Welche die steuerlich günstigste Regelung ist, muss du in individuell feststellen, denn das ist je nach Fahrzeug und Nutzung unterschiedlich. Hierzu solltest du folgende Punkte durchgehen:

  • Wie viele Kilometer werden mit dem Dienstfahrzeug gefahren?
  • Wie viele davon entstehen durch die private Nutzung des Fahrzeugs?
  • Was davon entsteht durch Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte und zurück?
  • Wie hoch war der Bruttolistenpreis bei der Anschaffung?


Wann solltest du die 1%-Regelung nutzen?

Bei der pauschalen 1%-Versteuerung werden 1 % des Bruttolistenpreises sowie 0,03 % für jeden Kilometer des Arbeitswegs versteuert.
Sie bietet sich demzufolge an, wenn dein Dienstauto einen niedrigen Bruttolistenpreis (= unverbindliche Preisempfehlung zum Zeitpunkt der Erstzulassung) hat und der Dienstwagen zu einem großen Teil privat genutzt wird. Für Elektro- oder Hybridelektrofahrzeuge, deren Listenpreis wesentlich höher ist, enthält das Einkommensteuergesetz übrigens eine Nachteilsausgleichsregelung.
Außerdem ist durch die Pauschalierung natürlich der Aufwand für den steuerlichen Nachweis der Privatnutzung gering.

Wenn du ein Fahrtenbuch führen willst: Worauf musst du achten?

Willst du auf die 1%-Regelung beim Dienstfahrzeug verzichten, weil du ein Fahrzeug mit hohem Brutto-Listenpreis fährst oder den Dienstwagen nur selten privat nutzt, ist die Führung eines Fahrtenbuches erforderlich. Auch wenn mehrere Personen den Firmenwagen nutzen, kann ein Fahrtenbuch sinnvoll sein, das alle Fahrten mit einem gewerblich und privat genutzten Auto dokumentiert. Das sind:
- Dienstfahrten
- Privatfahrten
- Fahrten zwischen Wohnung und erstem Arbeitsplatz
- Familienfahrten bei doppelter Haushaltsführung
- Fahrten, die mit anderen Einkünften zusammenhängen.

Beim Fahrtenbuch fordert das Finanzamt eine lückenlose Erfassung. Es müssen daher bei jeder Dienstfahrt immer folgende Daten aufgezeichnet werden.

  • Datum sowie Beginn und Ende der Fahrt
  • Kilometerstand bei Fahrtantritt und -ende
  • gefahrene Wegstrecke
  • Startpunkt und Fahrtziel (am besten mit mit Angabe von PLZ, Ort, Straße)
    (Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen bei dienstlichen Fahrten nur dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.)
  • Anlass der Fahrt
  • Ansprechpartner/Fahrer

Die Aufzeichnung kann entweder handschriftlich oder mit einem elektronischem Fahrtenbuch erfolgen, Ein handschriftliches Fahrtenbuch muss als gebundenes Buch geführt werden, es darf keinesfalls aus Einzelblättern bestehen und auch keine Excel-Tabelle sein. Zudem müssen die Eintragungen sofort nach Fahrtende erfolgen. Handschriftliche Fahrtenbücher werden allerdings sehr oft bei einer Betriebsprüfung beanstandet, da sich hier doch ganz leicht einmal Fehler einschleichen können.
Auch deshalb ist der Umstieg auf ein elektronisches Fahrtenbuch zumindest überlegenswert, denn bei korrekter Bedienung ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch-Dokument anerkennt.
Wesentliche Kriterien bei der Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuches sind z. B. die folgenden:

  • Ist die eingesetzte Technik manipulationssicher?
  • Wird diese Technik auch vom Finanzamt anerkannt und ist damit rechtssicher?
  • Werden Fahrten automatisch aufgezeichnet, sobald sich das Fahrzeug in Bewegung setzt?
  • Sind Korrekturen aufgezeichneter Fahrten auf einen Zeitraum von 7 Tagen beschränkt?
  • Ist bei Privatfahrten der Datenschutz gewährleistet (z. B. anonymisierte Aufzeichnung oder Ausschaltung der Ortungsfunktion) bzw. kann auch während einer Fahrt zwischen Privat- und dienstlicher Strecke unterschieden werden?

Wenn du dein Privatauto für betriebliche Fahrten nutzt

Wenn Du Dein Privatfahrzeug zu mehr als 10 % betrieblich nutzt, kannst Du es es steuerlich als Dienstfahrzeug behandeln. Bei mehr als 50 % betrieblichen Fahrten musst Du dies sogar, denn das Fahrzeug wird dann in vollem Umfang dem Betriebsvermögen zugeordnet. Die private Nutzung des Pkw sieht das Finanzamt in diesem Fall als geldwerten Vorteil an, der zu besteuern ist. Auch hier kannst du dich wieder entscheiden für die 1%-Regelung oder ein (elektronisches) Fahrtenbuch – siehe oben.
Vorteil:  Ist dein Fahrzeug als Dienstfahrzeug eingestuft, zählt es steuerlich betrachtet zum notwendigen Betriebsvermögen. Was dann eben auch bedeutet, dass alle Kosten, die für das Auto aufgebracht werden müssen, von der Steuer absetzbar sind!