Wer muss ein Umsatzsteuerheft führen und was bedeutet das für das Unternehmen?

Wer muss ein Umsatzsteuerheft führen?

Das Umsatzsteuerheft müssen Unternehmer:innen führen, die ein Ambulantes Gewerbe nach § 22 Abs. 5 Umsatzsteuergesetzes (UStG) betreiben, sowie Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 des UStG, von denen die geschuldete Umsatzsteuer nicht erhoben wird.

Was muss in einem Umsatzsteuerheft erfasst werden?

Aus den Aufzeichnungen müssen u. a. die vereinbarten Entgelte für die von Unternehmen ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen zu ersehen sein. Dabei ist ersichtlich zu machen, wie sich die Entgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen.

Was kann passieren, wenn das Umsatzsteuerheft nicht ordnungsgemäß geführt wird?

Führen Steuerpflichtige ausschließlich ein Umsatzsteuerheft, in dem sie die Tageserlöse in einer Summe eintragen, ohne weitere Ursprungsaufzeichnungen, Kassenberichte oder Ähnliches zu führen, erfüllen sie nicht die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten der Einnahmen-Überschussrechnung.

Nimmt dann dein zuständiges Finanzamt eine Außenprüfung vor und erkennt erhebliche formelle Mängel, darf es die im Umsatzsteuerheft (in einer Summe) erklärten Umsätze um einen Sicherheitszuschlag erhöhen.

Denn Unternehmen, die ohne gewerbliche Niederlassung oder außerhalb einer solchen von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Straßen oder an anderen öffentlichen Orten Umsätze ausführen oder Gegenstände erwerben, haben ein Umsatzsteuerheft nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck zu führen.

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht

Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen nur bei Steuerpflichtigen, die vorwiegend Barumsätze von geringem Wert mit einer Vielzahl unbestimmter Personen erzielen (z. B. Einzelhandel, Bäcker, Metzger, Konditorei, Markthändler) mit einer so genannten offenen Ladenkasse (also ohne elektronische Erfassung) nicht zur Aufzeichnung eines jeden einzelnen Umsatzes verpflichtet.
Allerdings müssen dann die Tageseinnahmen durch tägliches tatsächliches Auszählen ermittelt und dies in einem Kassenbericht dokumentiert werden.

In einem werden die tatsächlichen in bar getätigten Einnahmen und Ausgaben eines Tages mit folgenden Positionen erfasst:

Datum und fortlaufende Nummer
Ausgaben des laufenden Tages als Nettobetrag und Angabe der Vorsteuer in % und Euro
(Wareneinkäufe oder -nebenkosten, Geschäftsausgaben oder Privatentnahmen mir Eigenbeleg)
Kassenbestand des Vortages
Kasseneingang
Bareinnahmen
Unterschrift des Erstellers oder der Erstellerin des Kassenberichts

Hinweis: Befreiung von der Führung des Umsatzsteuerheftes

Von der Führung des Umsatzsteuerheftes sind nach § 22 Abs. 6 Nr. 2 UStG i. V. m. § 68 Abs. 1 UStDV folgende Unternehmer befreit:

wenn sie im Inland eine gewerbliche Niederlassung besitzen und ordnungsmäßige Aufzeichnungen nach § 22 UStG i. V. m. den §§ 63 bis 66 UStDV führen (§ 68 Abs. 1 Nr. 1 UStDV).
soweit ihre Umsätze nach den Durchschnittssätzen für land- und forstwirtschaftliche Betriebe (§ 24 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 und 3 UStG) besteuert werden (§ 68 Abs. 1 Nr. 2 UStDV).
soweit sie mit Zeitungen und Zeitschriften handeln (§ 68 Abs. 1 Nr. 3 UStDV).
soweit sie auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind Bücher zu führen, oder ohne eine solche Verpflichtung Bücher führen (§ 68 Abs. 1 Nr. 4 UStDV).

Muster Umsatzsteuerheft (Anlage zum Schreiben des Bundesministerium der Finanzen vom 30.03.2020)
(Hinweis: Im Schreiben an sich sind noch die alten Betragsgrenzen des Vorjahresumsatzes im Rahmen der Kleinunternehmerregelung aufgeführt, die sich aktuell ab dem 01.01.2025 geändert haben.)

Für konkrete Auskünfte solltest du dich an das zuständige Finanzamt oder dein Steuerbüro wenden.