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Die Nutzung einer Cloud für die Buchhaltung bringt einige Vorteile mit sich:
Sobald ein Beleg in die Cloud transferiert ist, können alle Verantwortlichen, egal wo sie sich gerade befinden, auf diese Buchhaltungsdaten zugreifen.
Interessant ist das vor allem auch für (kleinste und kleine) Unternehmen, die ihre Buchhaltung extern erledigen lassen, denn damit können sowohl das entsprechende Buchhaltungsbüro als auch die Firma direkt und aktuell auf alle Daten zugreifen.
Günstig ist weiterhin, dass keine individuellen Updates mehr installiert werden müssen und die Software trotzdem immer auf dem neuesten Stand ist.
Ein weiterer Vorteil ist, dass in einer Cloud durch die automatisierten Updates auch die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften immer auf dem aktuellsten Stand sind.
Worauf solltest du achten, wenn du deine Buchhaltung in der Cloud führen willst?
Allerdings gilt es bei einer Cloud-Lösung auch einiges zu beachten.
So musst du z. B. laut Bundesdatenschutzgesetz für alle personenbezogenen Daten die Datensicherheit garantieren. Du musst also sicherstellen, dass der Cloud-Anbieter entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten implementiert hat.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass bei einer Cloud-Lösung alle steuerlichen Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchhaltung eingehalten werden müssen.
Das heißt, die Buchhaltung muss den GoBD entsprechen, die die Aufbewahrung und Verarbeitung elektronischer Buchführungsunterlagen regeln.
Wichtig bei Cloud-Lösungen für die Buchhaltung sind zur Erfüllung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (GoBD) drei elementare Voraussetzungen:
- Die Originalbelege müssen im Inland verbleiben
- Jeder digital erfasste Beleg muss eindeutig einem Buchungssatz zugeordnet sein.
- Die Unveränderbarkeit der Daten muss gewährleistet sein.
Hilfreich sind hier Zertifizierungen wie ISO 27001 oder eine Bestätigung der GoBD-Konformität durch den Cloud-Anbieter können zusätzliche Sicherheit bieten.
Die Grundsätze der GoBD (u. a. Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachprüfbarkeit) gelten auch für Kleinunternehmen uneingeschränkt. Dabei genügt es nicht, digitale Belege in einem normalen Dateisystem abzulegen, um GoBD-konform zu arbeiten.
Du brauchst auch eine Cloud-Lösung, mit deinen bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systemen kompatibel ist und zudem eine Änderung deiner Dokumente verhindert und Belege garantiert.
Außerdem wichtig
Regelmäßige Backups und Pläne zur Datenwiederherstellung im Falle eines Datenverlustes sind essenziell!
Auch Betreiber einer Cloud können Opfer von Cyberangriffen werden oder ihre physischen Rechner "verlieren".
Der Cloud-Anbieter sollte auch deshalb über ein umfassendes Notfallmanagement verfügen, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.
Tipp
Wenn Du eine Cloud-Lösung für Deine Buchhaltung willst, sprich darüber zuvor mit Deiner Steuerberaterin/ Deinem Steuerberater oder mit einer anderen fachkundigen Stelle, ob die von Dir favorisierte Variante die Vorgaben zur ordnungsmäßigen Buchführung erfüllt. Damit beugst Du späterem Ärger mit dem Finanzamt vor.
