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Fehler in Ausgangsrechnungen passieren schneller, als man denkt – und können im schlimmsten Fall teuer werden. Gerade für Gründer:innen bzw. junge Unternehmen ist es deshalb wichtig zu wissen, wie typische Fehler aussehen und wie sie korrekt behoben werden.
Häufige Fehler in Rechnungen
Ausgangsrechnungen können in verschiedenen Bereichen Mängel aufweisen, zum Beispiel:
- einfache Rechenfehler
- falsche Mengenangaben
- ein falsches Rechnungsdatum
- eine falsche Rechnungsnummer
- fehlende Steuernummer oder USt-IdNr.
- ungenaue oder falsche Bezeichnungen von Waren oder Leistungen
- fehlendes Leistungsdatum (Zeitpunkt der Lieferung/Leistung)
- ein falscher Mehrwertsteuersatz
- unvollständige oder fehlerhafte Adressangaben
Welche Folgen falsche Rechnungen haben können
Fehler sind nicht nur ärgerlich, sondern können auch steuerliche Konsequenzen haben vor allem im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer.
Weist du einen z. B. einen zu hohen Umsatzsteuerbetrag aus, kann das Finanzamt verlangen, dass du genau diesen Betrag abführst – selbst wenn er eigentlich gar nicht geschuldet war. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können außerdem den Eindruck mangelhafter Buchführung erwecken, was bei Prüfungen z. B. durch das Finanzamt zu genauerer Kontrolle führt.
Vor allem aber verursachen fehlerhafte Rechnungen Ärger bei deinen Kund:innen:
Wenn du gewerbliche Kund:innen hast: Enthält eine Rechnung nicht alle Pflichtangaben oder weist sie inhaltliche Fehler auf, erkennt das Finanzamt sie unter Umständen nicht an. Die gezahlte Umsatzsteuer kann dann nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Das kann je nach Rechnungsbetrag schnell mehrere hundert oder tausend Euro kosten.
Auch wenn der Fehler vorher entdeckt wird: Sie haben Mehraufwand in ihrer Buchhaltung, denn natürlich müssen auch in ihrem Unternehme die Buchung der fehlerhaften Rechnungen korrigiert werden.
Bei privaten Kund:innen geht es eher um Verärgerung und ein ungutes Gefühl. Der Ärger ist also eher auf emotionaler Ebene, kann aber das positive Image - wenn auch nur unterschwellig - „ankratzen“.
Ein weiteres Problem sind Verzögerungen und Liquiditätsprobleme:
Wenn Kund:innen fehlerhafte Rechnungen zurückweisen oder auf Korrekturen bestehen, verzögert sich die Zahlung. Und das kann gerade bei größeren Rechnungen schnell zu Liquiditätsengpässen führen.
Und natürlich ist die Korrektur einer falschen Rechnung auch für dich immer mit Aufwand, Ärger (über sich selbst) und manchmal richtig Stress verbunden.
Denn: Es kostet dich Zeit und Mühe, Fehler zu finden, die Rechnung zu berichtigen und ggf. neu zu versenden oder abzustimmen. Du bist frustriert oder genervt, weil du den Fehler selbst gemacht hast. Und es kann zusätzlichen Druck geben – zum Beispiel, wenn du Fristen einhalten musst, Kund:innen (verärgert) nachfragen oder finanzielle Folgen entstehen.
Möglichkeiten der Rechnungsberichtigung
Wie eine Rechnung korrigiert wird, hängt davon ab, wann der Fehler entdeckt wird:
- Die Rechnung wurde noch nicht verschickt
Hast du den Fehler frühzeitig erkannt, genügt es natürlich, die Korrektur direkt auf der ursprünglichen Rechnung vorzunehmen.
Hast du sie schon im eigenen System gebucht, brauchst du eine Stornorechnung und eine neue korrekte Rechnung. Die Stornorechnung enthält die gleichen Positionen wie die Originalrechnung, weist die Rechnungsbeträge aber mit negativen Werten aus (oder mit einem klaren Stornovermerk), um den ursprünglichen Umsatz auf „Null“ zu setzen.
Wichtig dabei:
- Änderungen klar kennzeichnen
- Datum der Änderung hinzufügen
- Unterschrift nicht vergessen
- Nach Versand an den Kunden
Ist die fehlerhafte Rechnung bereits beim Empfänger, musst du ein separates Korrekturdokument erstellen:
- als Stornorechnung (hebt alles auf)
- als Korrekturrechnung (berichtigt gezielt Fehler).
Dieses Dokument bezieht sich auf die ursprüngliche Rechnung, benennt den Fehler und dessen Korrektur und sorgt so für eine lückenlose Dokumentation.
Beide Parteien sollten dieses Dokument gemeinsam mit der Originalrechnung aufbewahren.
- Fehler im Rahmen einer Betriebsprüfung festgestellt
Problematisch wird es, wenn Fehler erst im Rahmen einer Betriebsprüfung auffallen. Wird eine Rechnung dann nicht anerkannt, kann das dazu führen, dass der Vorsteuerabzug aberkannt wird. Die Folge: Bereits erstattete Beträge müssen an das Finanzamt zurückgezahlt werden. Eventuell fallen Zinsen auf Nachzahlungen an und im schlimmsten Fall sogar Bußgelder oder Probleme wegen formaler Mängel
Zwar lassen sich manche Rechnungen rückwirkend berichtigen – aber nur, wenn sie bestimmte Mindestangaben enthalten. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag: Wie erstellst du eine korrekte Rechnung?
Fehlen die Mindestangaben, gilt das Dokument steuerlich gar nicht als Rechnung. Dann ist auch keine rückwirkende Korrektur möglich, und der Vorsteuerabzug geht endgültig verloren.
Fazit
Eine sorgfältige Rechnungsstellung spart Zeit, Nerven und im Zweifel auch Geld. Wer typische Fehler kennt und frühzeitig korrigiert, vermeidet Probleme mit Kunden und Finanzamt. Gerade in der Gründungsphase lohnt es sich, hier von Anfang an sauber zu arbeiten und lieber zweimal auf die Rechnung zu schauen.
Übrigens gelten die oben genannten Regeln auch für E-Rechnungen, die bis auf einige Ausnahmen und Übergangsregelungen seit 2025 verpflichtend sind (siehe dazu unseren Beitrag "E-Rechnungen: Ausstellung ab 2025 obligatorisch").
Einziger Unterschied: Viele Fehler fallen wegen der automatisierten Vorgänge bei der Rechnungserstellung schneller auf, sodass die Fehlerquote bei versendeten Rechnungen deutlich niedriger ausfallen dürfte!
