Wie erstellst du eine korrekte Rechnung?

Rechtliche Vorgaben für den Inhalt einer Rechnung

Hast du eine Leistung erbracht, willst du das natürlich zeitnah auch vergütet haben und erstellst deshalb eine Rechnung.
Beim Erstellen dieser Rechnung musst du mehrere wichtige Punkte beachten, um sicherzustellen, dass sie sowohl rechtlich korrekt als auch vollständig ist.

Pflichtangaben auf der Rechnung

• Name und Anschrift deines Unternehmens:
  Dein vollständiger Name oder der Firmenname sowie die Adresse
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers:
  der vollständige Name und die Anschrift des Kunden/der Kundin
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer:
  entweder deine Steuernummer oder, falls vorhanden, deine Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsdatum:
  das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
• Fortlaufende Rechnungsnummer:
  jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer haben
• Leistungsdatum:
  Zeitpunkt der Lieferung von Waren oder der Erbringung einer Dienstleistung
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der erbrachten Leistung:
  eine genaue Beschreibung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren
• Entgelt (Netto-Betrag) und Steuerbetrag:
  Nettobetrag und der Mehrwertsteuerbetrag müssen separat ausgewiesen werden
• Angewendeter Mehrwertsteuersatz:
  Steuersatz (z.B. 19 % oder 7 %) sollte klar angegeben werden
• Gesamtbetrag:
  Gesamtbetrag, der vom Kunden /der Kundin zu zahlen ist, einschließlich der Mehrwertsteuer
• Zahlst du aufgrund der Kleinunternehmerregelung laut § 19 UStG keine Umsatzsteuer, solltest du auch das vermerken.

Korrekte Berechnung

Überprüfe, dass alle Beträge korrekt berechnet sind, insbesondere wenn du Rabatte oder Sonderpreise gewährt hast. Der Rechnungsbetrag muss eindeutig und verständlich sein.

Fristen und Zahlungsbedingungen

Gib klare Zahlungsbedingungen an, z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung". Du kannst auch angeben, ob Skonto gewährt wird und welche Konsequenzen bei Zahlungsverzug drohen (z. B. Verzugszinsen).

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Für manche Rechnungen gibt es besondere rechtliche Vorschiften. Damit deine Rechnung diesen gesetzlichen Vorgaben entspricht, solltest du unbedingt die Regelungen des § 14 Umsatzsteuergesetz beachten.

Digitalisierte Rechnungen

Wenn du die Rechnung elektronisch erstellst oder versendest, stelle sicher, dass sie den Anforderungen an elektronische Rechnungen (EU-Richtlinie EN 16931) entspricht, insbesondere hinsichtlich der Lesbarkeit und der Unveränderbarkeit der Daten.

Hinweis:
Du musst Kopien der Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufbewahren, um den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen.

Tipp für eingehende Rechnungen

Achte auch bei eingehenden Rechnungen stringent darauf, dass sie alle notwendigen und die richtigen Angaben enthalten .
Hast du fehlerhafte Rechnungen akzeptiert, kann das vor allem bei Betriebsprüfungen zu Schwierigkeiten führen, denn dann z. B.:

• könnte das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern
• könnte die Rechnung steuerlich nicht anerkannt werden
• ist die (zu Unrecht) erstattete Vorsteuer an das Finanzamt zurückzuzahlen
• können Zinsen auf den zurückgeforderten Betrag erhoben werden, in schwerwiegenden Fällen sogar Bußgelder verhängt werden

Verlange also auf jeden Fall die Korrektur der fehlerhaften Rechnung!

Auch, wenn dir selbst ein Fehler unterlaufen ist, solltest du Rechnungen im Nachhinein korrigieren, um spätere Schwierigkeiten zu vermeiden.
Wie das geht, kannst du z. B. in unserem Beitrag: „Korrektur einer fehlerhaften Rechnung“ nachlesen.