Als Existenzgründer:in kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn dein Umsatz bestimmte Größen nicht übersteigt.
Umsatzsteuerbefreiung bei Kleinunternehmerregelung
Als Existenzgründer:in erhältst du im Jahr der Existenzgründung vom Finanzamt bei Anmeldung deines Unternehmens einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, in dem du u. a. auch ankreuzen musst, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen willst. Dabei musst du deinen Umsatz im Jahr der Gründung und im darauffolgenden Jahr gegenüber dem Finanzamt schätzen.
Du kannst die sogenannte Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn dein Umsatz (brutto) im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich maximal 100.000 € beträgt und darüber hinaus im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € betragen hat (§ 19 UStG „Besteuerung der Kleinunternehmer„). Wenn du dein Unternehmen neu gründest, gilt im Gründungsjahr grundsätzlich die Grenze von 25.000 €.
Umsatz im Sinne des § 19 UStG ist dabei der nach vereinnahmten Entgelten bemessene Gesamtumsatz, gekürzt um die darin enthaltenen Umsätze von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens.
Vorteil der Kleinunternehmerregelung: Du musst keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, was deine angebotenen Leistungen und Produkte natürlich wesentlich billiger macht.
Hinweis:
Entsprechend § 4 UstG sind bestimmte Umsätze von vornherein steuerfrei, z. B. Leistungen die von Versicherungsvertretern oder im Rahmen einer heilberuflichen Tätigkeit (z. B. Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut (Krankengymnast), Hebamme…) erbracht werden. Es lohnt sich für dich nachzulesen, ob deine eigene Tätigkeit eventuell auch unter diesen (sehr umfänglichen) Paragrafen fällt.
Wann solltest du die Kleinunternehmerregelung nutzen?
Die Kleinunternehmerregelung bringt Vorteile beim Handel mit Privatkunden, da die Waren beim Verkauf an den Endverbraucher günstiger angeboten werden können bzw. die Gewinnspanne höher ist, da keine Umsatzsteuer berechnet bzw. abgeführt werden muss.
Zudem entfällt natürlich auch die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt.
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, musst du auf deinen Rechnungen darauf hinweisen, dass für deine Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Du kannst dafür beispielsweise folgenden Hinweis verwenden: „Für die Lieferung/sonstige Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG).“
Wann solltest du auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Hat du allerdings z. B. größere Investitionen geplant oder überwiegend mit umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen zu tun, kann es durchaus sinnvoll sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.
Denn dann ist eventuell die Vorsteuer, die du auf Produkte oder Dienstleistungen zahlen muss, höher als die Umsatzsteuer, die an das Finanzamt abzuführen ist.
In diesem Fall könntest du als Kleinunternehmer:in sogar mit einer „Rückzahlung“ rechnen. Bist du jedoch von der Umsatzsteuer befreit, hast du natürlich auch keinen Anspruch auf die Erstattung der Vorsteuer.
Weitere wichtige Fakten
– Sofortige Umsatzsteuerpflicht beim Überschreiten der Umsatzgrenze
Wenn du deine unternehmerische Tätigkeit im laufenden Jahr aufgenommen hast, gilt für dieses Jahr die Umsatzgrenze von 25.000 €. Überschreitest du diese Grenze, ist bereits der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, umsatzsteuerpflichtig. Die vorherigen Umsätze bleiben steuerfrei.
Und: Da dein Gesamtumsatz im Gründungsjahr über 25.000 € liegt, kannst du die Kleinunternehmerregelung im kommenden Jahr nicht mehr nutzen.
Entsprechendes gilt auch für die weiteren Jahre: Nur wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 25.000 € lag, ist die Kleinunternehmerregelung möglich.
Im darauf folgenden Kalenderjahr mit höheren Umsätzen gilt: Du hast eine Umsatzgrenze in Höhe von 100.000 € für die Umsatzsteuerbefreiung. Ist dein Gesamtumsatz höher, endet die Steuerbefreiung nach § 19 UStG mit dem Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest. Die vorherigen Umsätze des Jahres bleiben steuerfrei.
Überwache also deine Umsätze regelmäßig und passe deine Rechnungsstellung an, sobald du die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung nicht mehr erfüllst.
– Späterer Verzicht auf die Kleinunternehmerreglung
Du kannst freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln. Der Verzicht bindet dich grundsätzlich für mindestens fünf Kalenderjahre ab dem konkreten Beginn des Verzichts.
Wenn du zur Regelbesteuerung wechseln möchtest, solltest du das möglichst vor Beginn des betreffenden Kalenderjahres entscheiden. Dann kannst du deine Preise, Verträge und Rechnungen von Anfang an darauf ausrichten.
Ein Wechsel ist gesetzlich zwar bis Ende Februar des übernächsten Kalenderjahres möglich. Das hat dann aber zur Folge, dass deine Rechnungen rückwirkend umsatzsteuerlich neu bewertet werden müssen. Die dann eventuell ausgewiesene Umsatzsteuer musst du an das Finanzamt abführen. Wenn du nicht selbst dafür aufkommen kannst oder willst, musst du die Umsatzsteuer von deinen Kund:innen nachfordern. Zum einen ist das nicht immer möglich und zum anderen dürfte das deine Kundschaft ziemlich verärgern. Der spätere Wechsel sollte sich also wirklich lohnen, z. B. weil du einen erheblichen Vorsteuerabzug beim Finanzamt geltend machen kannst.
– Kleinunternehmerregelung für Unternehmen aus anderen EU-Staaten
Seit 2025 können auch Unternehmen aus einem anderen EU-Mitgliedstaat die deutsche Kleinunternehmerregelung unter bestimmten Voraussetzungen nutzen. Umgekehrt können Unternehmen mit Sitz in Deutschland unter bestimmten Voraussetzungen die Kleinunternehmerregelung anderer EU-Staaten in Anspruch nehmen. Dafür gibt es das besondere Meldeverfahren nach § 19a UStG.
Wo findest du mehr Informationen?
Ausführliche Informationen zu den seit 2025 geltenden Änderungen bezüglich der Kleinunternehmerregelung findest du im BMF-Schreiben: „Sonderregelung für Kleinunternehmer; Neufassung des § 19 UStG und Neueinführung des § 19a UStG durch das Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024) zum 1. Januar 2025“ vom 18.03.2025, GZ: III C 3 – S 7360/00027/044/105.
Weitere Informationen zum Thema Kleinunternehmerregelung gibt es u. a. auch auf den Seiten der Gründerplattform.
Natürlich kannst du dich mit deinen Fragen auch an deine HWK oder IHK wenden.
Barbara Behr
